Proses dan Permodelan Enterprise: Workflow Driven Methodology

Workflow Driven Methodology

Organisasi sekarang dibuat berdasarkan fungsional, seperti keuangan, kepegawaian. Dengan sistem informasi seharusnya kita juga bisa mengubah proses yang ada di organisasi.

Prinsip manajemen proses

1. Keinginan meningkatkan kinerja (penggerak utama perubahan)
2. Perubahan harus berdasarkan stakeholder (semua pihak yang memiliki kepentingan, dikhususkan yang berhubungan langsung, juga melibatkan bagian dalam dari organisasi)
3. Proses perubahan harus bisa dilacak berdasarkan kebutuhan, arahnya ke akuntabilitas perusahaan tersebut bisa dipertanggungjawabkan
4. Perubahan harus dikelola secara utuh dan menyeluruh diseluruh lingkup organisasi, diperlukan leadership yang baik. Harus ada rencana jangan hanya bersifat reaktif saja.
5. Keinginan perubahan harus disosialisasikan dengan baik kepada yang lain. Karena biasanya perubahan proses bisa mengubah struktur organisasi
6. Keinginan perubahan sebaiknya dibuat dari luar ke dalam. Jangan hanya diperhatikan orang-orang yangsuka berkomentar
7. Perbaikan proses harus didasarkan kerangka waktu tertentu. Ini berorientasi pada perubahan yang sifatnya gradual (periodik).
8. Perubahan bisnis harus melibatkan semua orang
9. Perubahan bisnis adalah perjalanan bukan hasil.

Proses adalah hasil bukan kerja

Yang penting adalah hasilnya bukan kerjanya. Bahwa selain konsumer yang langsung juga diperhatikan stakeholder yang lain seperti pemilik. Hasil merupakan bagian terpenting dari proses, contoh paraf kecil pada pembuatan surat. Hasil harus dinyatakan jelas ada output harus bisa diklasifikasi.

Countable harus dilakukan pengukuran / dibuat aplikasi / sensor.

Kenapa tekstil indonesia kalah dengan cina?, di china masih konsep craftworker yang berorientasi pada hasil.

Holistik yang melengkapi perbaikan proses

1. Workflow diagram (alur), ada pada buku Roger R. Pressman tentang Software Engineering tentang swimline diagram
2. Teknologi informasi
3. -
4. Proses akan baik jika memperhatikan orang yang didalamnya
5. -
6. -

Kita harus memperhatikan non teknis tapi kemungkinan bisa diminimalkan Information technology saja cukup.

Kalau perubahan secara cepat disebut dengan reingineering.

Timebox: setingan waktu kapan kira-kira selesainya, tidak melulu iteratif, apakah pertaham itu tergantung desainnnya

Misi

Misi adalah mimpi yang harus dicapai, akibatnya ada yang harus dikerjakan

Strategi kompetitif

1. Harga murah mutu sama
2. Kustomasi, kalangan tertentu suka hal-hal yang spesifik, produk tertentu dengan sasaran tertentu, atau sasarannya adalah semua.

Ketiganya misi, strategi, dan sasaran harus ada. Di Indonesia sasaran dan tujuan sering melekat pada pemimpin.

As-is bisa dianalogikan dengan foto barang, bisa dilihat plus dan minusnya

Fungsi dan Proses

Fungsi dan proses adayang dibedakan berdasarkan fungsi (misal: keuangan), wilayah (misal: pusat dan daerah), atau produk (misal: unilever, dengan produk sampo, sabun, dll).

Berbasis fungsi: contoh proses adalah saat konsumen membeli produk, pembeli akan melewati beberapa fungsi yang ada

Fungsi : berjalan vertikal

Proses: berjalan horizontal

Dalam sebuah fungsi bisa saja terdapat sebuah proses.

Berfokus pada fungsional saja, siapa sebenarnya pemilik proses?, misalnya orang membeli mobil berhubungan dengan sale, ketika mobilnya tidak datang-datang, maka pembeli mengontak sales, komentas si sales adalah:" kan sudah saya kirim, silahkan hubungi bagian delivery".

Tidak ada ketergantungan alat workflow dengan ASI (flowmap), semuanya tergantung kebutuhan saja.

CRM bukanlah proses tapi dia lintas fungsi.

Menetapkan Batasan Proses

Masalah dengan proses

Seringkali proses bisnis menjadi kambing hitam dalam kegagalan sebuah implementasi. Seringkali proses: rangkaian aktifitas fisik dan logik.............. , bahkan semua jobdesk juga dianggap sebagai proses. Kadang kala beberapa proses yang banyak dianggap satu buah proses saja padahal ruang lingkupnya besar.

Masalah dengan terminologi

Proses adalah:

Fungsi adalah pekerjaan

Aktifitas: fungsi yang dilakukan secara normal

Task: serangkaian potongan pekerjaan yang dilaksanakan dalam waktu tertentu

Ke 4 hal ini harus dipahami dengan baik

Prosedur: rangkaian task atau aktifitas, fungsi dari atas kebawah, proses dari kiri ke kanan

Apakah proses itu?

Langkah perusahaan untuk mengatur kerja dan sumberdaya dalam mencapai tujuannya. Terjadi kecenderungan organisasi mengelompokkan kerja dan sumberdaya menggunakan spesialisasi. Agar pegawai memahami proses dengan lebih lengkap perlu pegawai tersebut. Organisasi mencoba untuk mengatur berdasarkan output.

Proses bisnis: rangkaian kerja yang berhubungan yang dimulai dari even yang didapatkan dari hasil tertentu untuk konsumen proses tersebut. Kerja sehari-hari belum tentu proses karena bukan rangkaian. Proses bisnis dimulai dari suatu even tertentu. Bertujuan untuk mencapai hasil terrtentu atau ada awal dan akhir. Contoh: kuliah ada awal dan akhirnya, akademik bukanlah sebuah proses bisnis karena terlalu besar.

Fungsi marketing tidak menghasilkan apa-apa

Yang menghasilkan produk terteuntu

Kalau tidak menghasilkan produk bisa menjadi tanda tanya. Produk itu harus bisa diidentifikasi dan dihitung. Contoh hotel: berapa banya takmu, pendidikan: berapa banyak mahasiswa, rumah maakan: berapa banyak nasi. Contoh proses pengembangan produk baru, proses pemenuhan order, pengangkatan pegawai.

Contoh fungsi: riset dan development, help desk, telemarketing, human resource

Pemberian nama yang baik juga perlu dalam proses disampaikan berapa yang dibuat

Untuk konsumen dari proses

Konsumen adalah penerima hasil produk dari proses bisnis. Pada saat disain proses kita juga memperhatikan kepentingan stakeholder. Misal proses warung, pesan-makan, kalau itu saja stakeholder rugi, maka harus ada proses yang ketiga yakni proses bayar, pesan-makan-bayar.

Konsumen: terkena dampak langsung dari proses

Stakeholder: bisa eksternal dan internal

Dimulai dari respon untuk efek-efek tertentu

Kita harus bisa melacak penyebab proses, even adalah sesuatu yang membuat proses itu berjalan. Even: permintaan khusus, karena adanya permintaan tenaga kerja pendidik maka berjalanlah proses pendidikan.

Karena ada orang yang lapar maka ada proses warung. Harus ada even / trigger yang memulai proses tersebut untuk berjalan.

Work task

Potongan-potongan kegiatan yang bisa kita sebut sebagai langkah. Yang dikerjakan pada satu / lebih aktor yang bekerjasama. Misal: pabrik melalu beberapa langkah, operasi.

Tapi beberapa pekerjaan melalu meja mengisi paraf kecil-kecil

Kumpulan yang saling berhubunngan

Hubungan antar proses bisa saling dilacak kembali sehingga ditemukan event / trigger pencetusnya yang mana.

Proses bisnis vs. fungsi

Semenjak dahulu organisasi dikelola berdasarkan fungsi. Proses bisnis bisa mengalir dari fungsi ke fungsi lain. Berjalan horizontal dalam fungsi-fungsi. Karena seringkali tidak didefinisikan engan baik, sering terjadi masalah stovepipe (sumbu kompor) tapi aada cross-functional process seperti CRM yang dianggap sebagai sebuah proses yang dikenal dengan istilah "horizontal silos"

Proyek bisnis dan skop proyek

Semua proyek membutuhkan lingkup yang tegas. Jika dalam bentuk lisan tidak bisa menjadi pegangan. Sebagian besar pengembangan TI dalam bentul fungsional bukan proses

Konsekwensinya adalah:

1. Arah proses yang berputar
2. Improvement malah mengacaukan
3. Menambah masalah yang lain

Proses bisnis

Proses bisnis mempunyai even pada awal yang menjadi trigger yang bisa berawal dari dalam / luar. Proses harus membuat hasil yang bisa diukur. Berorientasi pada konsumen (biasanya trigger awal). Proses bisnis akan melintasi departemen, unit kerja dan sebagainya. Contoh penerimaan mahasiswa baru, dimulai dari bagian akademik, kemudian mahasiswa memilih matakuliah yang berhubungan dengan pra sarana, kemudian kebagian keuangan, kemudian kembali ke bagian akademik, namun ada juga yang hanya berada dalam satu departemen.

Proses yang lebih besar lebih mudah ditangani, semakin banyak aktifitas semakin mudah di di identifikasi karena dia membawa data dan informasi

Lingkup proyek

Lingkup proyek sebaiknya tidak melebih wewenang pemberi tugas tersebut.

Jika sebuah proyek panjang jangan dilakukan sebagian saja. Rangkaian aktifitas crossfunctional seringkali tidak berdampak baik. Karena pada dasarnya menjadi kumpulan aktifitas yang tidak membentuk proses yang utuh.

Masalah umum dalam menentukan batas proses

1. Terlalu besar (bodylock error)
2. Terlalu kecil (bodylock error)
3. Seringkali aktifitas-aktifitas dikumpulan yang bukan merupakan suatu proses

Untuk menghindari kesalahan tersebut ada 3 prinsip dasar:

1. Bottom up, yakni upaya identifikasi proses dilakukan dengan mengumpulkan seluruh pihak yang terlibat dalam aktifitas. Perlu mengumpulkan semua orang untuk klarifikasi
2. Identifikasi proses-proses yang berada diluar batasan pekerjaan kita (supaya kita bisa membuat batasan)
3. Gunakan penamaan yang baik dengan peraturaan penamaan tertentu

Ruanglingkup komponen dari dari proses

Penamaan proses menggunakan verb-noun

Tentukan trigger apa yang memicu proses bisnis

Hasil yang dicapai oleh proses tersebut, terutama dari sudut pandang yang berbeda baik dari pemroses maupun dari konsumen. Idealnya adalah top down, tapi konsumen harus diikut sertakan setelah itu

Konsumen yang meneruma hasil

Kita harus perhatikan stakeholder lain yang terlibat dan hasil yang mereka harapkan.

Pada dasarnya suatu proses terdiri dari 5-7 milestone utama

Harus dinyatakan pelaku-pelaku yang terlibat dalam proses, bisa orang bisa mesin (pelaku)

Mekanisme yang dilakukan untuk mendukung jalannya proses

Waktu dan frekwensi

Proses lain yang bereleasi namun diluar ruang lingkup

Komponen yang akan dituliskan ketika kita mendefinisikan proses

Proses Map seluruhnya

Gambar keseluruhan proses map untuk area suppy management

Identifikasi proses

Top down

Bottom up

Langkah-langkah:

1. Brainstorming (pengumpulan pendapat yang tidak boleh dibantah). Walaupun dugaan sudah ada namun info tetap perlu. Semua aktifitas dikumpul
2. Rangkaian aktifitas kita hubungkan. Berikutnya identifikasi rasio, pada saat merangkai aktifitas kita juga merangkai keterhubungan antar aktifitas 1:1, hubungannya 1:1, 1:M satu ke banyak. Jika rangkaian aktifitas adalah 1:1 maka itu dikatakan proses yang baik. Jika 1:M atau M:1 maka salah satu proses akan menunggu.
3. Kelompokkan proses berdasarkan frekwensi

Penamaan proses juga harus menghindari sejumlah nama tertentu.

Tentukan even yang menjadi trigger

Ada trigger yang dari luar (core business)

Supporting proses biasanya dari internal

Event dilaksanakan oleh pelaku

Identifikasi keterlibatan stakeholder

Kita harus membedakan antara hasil dan tujuan perusahaan. Kumpulan hasil (output) bisa menunjukkan tujuan kita bisa tercapai atau tidak

Identifikasi langkah-langkah utama

Ada bisa lebih dari satu pandangan, misalnya satu orang berpendapat ada 3 proses. Ada yang berpendapat ada 3 proses

Identifikasi peran

Organisasi utama dan fungsi pekerjaan yang terlibat

Pilih prosesnya

1. Tentukan intervensi
2. 
   
   
   
   1. Adanya permintaan perbaikan kita harus mengidentifikasi apakah itu merupakan proses bisnis atau tidak
   2. Apakah manfaat yang dihasilkan sudah crossfunctional
   3. Ini harus dikemas sebagai sebuah proses utama
   4. Dalam kebanyakan proyek
   
   

i. Terima pengarahan

ii. Lakukan manipulasi

2. Pendekatan analisis

Langkah-langkahnya:

1. Tentukan critical success factor

Biasanya ini bersifat individual / organisasional, contoh: ada walikota padang panjang: walikota rumah sakit

2. Tentukan proses utama
3. Kita harus membuat matrik untuk menggabungkan critical success faktor dengan proses yang ada dan bagaimana masuknya
4. Assess the brokeness of each process

Proses dan Permodelan Enterprise: Beberapa Defenisi

Bisnis


Bisnis adalah suatu rangkaian tahapan / prosedur dari kegiatan manufaktur atau lainnya (oxford dictionary). Bisnis juga dapat dikatakan sebagai kumpulan aktifitas, yang dikumpulkan bersama, membuat value bagi customer, contohnya produk baru bagi konsumen, kegiatan ini saling berhubungan. Sedangkan menurut dictionary.com bisnis adalah kumpulan aksi, perubahan, atau fungsi yang menghasilkan sesuatu.




Value


Bagi mahasiswa yang kost , ketika mencuci baju maka menggunakan penjepit baju untuk menjemurnya. Value dari penjepit baju disini adalah agar pakaian tidak jatuh, harganya murah. Sedangkan penjepit dasi supaya dasi tidak ikut jatuh ketika seseorang menunduk tetapi harganya mahal. Penjepit baju dinilai dari kegunaan, sedangkan penjepit dasi dinilai dari estetis. Value adalah sesuatu yang dipersepsi oleh penerimanya.


Penjepit dasi walaupun use valuenya adalah sama-sama menjepit tapi dia memiliki persepsi yang lebih tinggi dibandingkan dengan penjepit baju.


Dari value ini bisnis bisa diartikan sebagai suatu organisasi yang tujuan utamanya memberi nilai suatu hasil bagi penerimanya. Kegiatan organisasi disini, diasumsikan sebagai serangkaian tindakan yang dilakukan oleh organisasi.


Ada suatu kondisi yang mentrigger proses terjadinya bisnis tersebut. Sejumlah sumberdaya akan ditransformasi menjadi produk / jasa. Hasilnya bisa berupa fisik / non fisik. Contoh: perubahan fisik: pisang menjadi pisang goreng. Contoh perubahan logik: pasien menjadi sehat. Segala sesuatu kegiatan bisnis itu tidak berdasarkan keuangan, tujuannya untuk membentuk value.


Key Performance Indikator (KPIs)


Selain harus melayani konsumen, bisnis juga melakukan pengukuran performance, dengan menggunakan Key Performance indikator (indikator yang mengukur berjalan atau tidaknya bisnis tersebut). Kita contohkan sebuah perjalanan dari bandung ke jakarta. Goal indikatornya adalah jakarta, misalnya dapat dicapai dalam waktu 5 jam 10 menit. Performance indikator adalah alat bantu yang dipakai selama perjalanan, misal lewat tol bisa dipercepat menjadi 3 jam. Indikator minyak juga bisa kita jadikan patokan untuk pergi ke pom bensin atau tidak, apakah harus menunggu derek. Atau dinilai kondisi tol macet. Dashboard mobil juga bisa kita jadikan performance indikator.


KPIs kemudian dievaluasi untuk menentukan kembali requirement dari investor dan pemilik bisnis. Memuaskan konsumen dan pemilik bisnis sekaligus adalah sulit, karena keduanya bertentangan.


Yang kita butuhkan adalah bagaimana mengukur indikator-indikator kinerja bisnis

Transformasi Bisnis


Bisnis menggunakan beberapa sumberdaya yang bisa digunakan ulang untuk memungkinkan transformasi tersebut. Kapabilitas ini meliputi:


1. proses bisnis yang cross functional , menariknya bisnis mungkin tidak mengenal ini sebagai sebuah proses. Contohnya adalah PMB


2. fasilitas fisik yang meliputi kantor, pabrik, perlengkapan, dan peralatan


3. teknologi komputer dan telekomunikasi, ini memungkinkan aliran informasi, sharing pengetahuan, dan komunikasi


4. sumberdaya manusia



Function


Function adalah aktifitas atau tindakan yang dilakukan agar menghasilkan sesuatu yang sesuai dengan yang diiinginkan. Contoh fungsi adalah DPR yang membuat aturan, presiden yang melaksanakan aturan, dan bagian keuangan yang mengelola keuangan.


Tindakan itu bisa kita sebut fungsional jika sesuai dengan yang kita inginkan bukan dari sisi produk yang dihasilkannya.


Kebutuhan membuat aturan: bagaimana membuat agar aturan itu terwujud bukan dari produk hasilnya.


Pembagian fungsi


1. Fungsi dasar adalah karakteristik atau sesuatu yang harus dicapai akibat dari solusi teknis yang kita pilih. Misalnya jendela yang fungsinya untuk mentransmisi cahaya dan udara. Jika solusi teknis kita memakai kaca karena yang diinginkan adalah mendapatkan cahaya, jika fungsi yang diinginkan utnuk udara maka pakai kayu berlubang-lubang atau kawat nyamuk


2. Fungsi sekunder adalah kinerja yang kita lakukan dalam rangka hal lainnya. Contohnya penjepit dasi dan penjepit baju mempunyai fungsi yang sama, namun penjepit dasi diberi fungsi tambahan dari sisi tampilan sehingga harganya bisa menjadi lebih mahal



Biaya


Adalah sesuatu yang kita bayarkan karena kita memperoleh manfaat dari produk tersebut. "one man price is another man cost".


Sesuatu yang dipersepsi tadi dicoba untuk dikualifikasi maka digunakan ukuran dalam bentuk mata uang, usaha, pertukaran dan lain-lain yang menyatakan keinginan akan suatu produk/kondisi ideal.


Sehingga dinyatakan:

Value=Function/Cost




Artinya dari sisi proses, suatu proses akan bernilai baik jika valuenya tinggi, hal ini bisa kita buat karena fungsinya tinggi atau costnya yang kita rendahkan. Zaman dahulu mainan anak berasal dari kayu sehingga harganya mahal, sekarang mainan dibuat dari plastik harganya lebih murah namun fungsinya tetap sama.


Bagaimana kita bisa memiliki proses yang valuenya tinggi.


Sebelum kita membuat surat dalam sebuah instansi pemerintah, biasanya ada paraf dari beberapa kepala unit tertentu. Itu adalah bentuk ketidak percayaan pimpinan, ini tidak memiliki nilai tambah sama sekali. Hanya supaya yang ditandatangani benar, dia minta anak buahnya untuk bertangggungjawab.


Bagaimana kita nantinya mengurangi cost


Fugction lebih dari sesuatu dari awal yang kita semua terkait dengan investasi / pengadaan. Misal mainan anak-anak yang dari kayu lebih tahan dibandingkan dengan dengan yang dari plastik.


Rumus itu sebaiknya dari sudut pandang produser



Worth


Adalah nilai minimal yang dikeluarkan sehingga kita mampu memberikan fungsi yang diinginkan


Asumsinya dalam membut produk / jasa ada batasan minimal yang tidak boleh dilanggar sehingga sebagai produsen kita tidak rugi.


Function akan dibreakdown dari fungsi-fungsi utama, fungsi dasar diidentifikasi kemudian biaya yang dikeluarkan untuk fungsi dasar itu disebut worth.


Tujuan utama adalah untuk menghilangkan variasi yang tidak perlu. Misal jika terjadi disaster.


Untuk produk yang sama dengan vendor-vendor lain, requrement sekarang kearah mana?, fungsi, estetik. Misal bank yang memiliki fasilitas internet banking.


Waktu proses: worth


Waktu siklus: cost


Misal ada Dr. A yang pasiennya banyak. Waktu proses: waktu selama kita dilayai oleh si dokter (worth), waktu siklus adalah waktu kita datang sampai kita pulang (cost). Bagiamana caranya yang tidak terpakai itu bisa dihilangkan.


Value analysis


Adalah mengidentifikasi dan mengeliminasi biaya yang tidak perlu (yang tidak terkait dengan produk atau kepuasan konsumen). Function kok tidak dihitung?


Managing without manager: Orang anak kaya, satu-satunya anak dari seorang direktur. Diwariskan perusahaan padanya sedangkan dia tidak bermiat. Sehingga dia membuat kebijakan yang aneh. Anak buahnya tidak diberikan kewajiban apa-apa, tidak ada batasan jam masuk, Cuma karena pekerjaan bersifat sekuensial, jika salah satu proses tidak ada mengakibatkan harus ada kesepakatan. Gaji juga begitu terserah, asal sesuai dengan kinerja. Sppd juga diberikan untuk masing-masing batian.


Jadi harus diidentifikasi apakah culture, adalah pembuat aturan yang tidak jelas


Proses


Adalah kumpulan tugas yang secara logika saling berhubungan yang digunakan untuk mencapai hasil bisnis yang telah didefinisikan. Proses adalah kumpulan tindakan yang menggunakan input, dan kemudian menambahkan value untuk mendapatkan output yang diinginkan.




Kita ambil contoh beli ayam di KFC, para pelanggan dibudayakan untuk antri. Ini adalah contoh value dengan minimalisasi jumlah biaya. Dengan memberikan image moderniasi sehingga pelayannya bisa berkurang.


Contoh lain adalah pelayanan online, mengurangi jumlah pegawai untuk menawarkan barang, menerima uang dan lain sebagainya.


Identifikasi proses seperti ini banyak berhasil jika aktifitasnya bisa diamati secara fisik (contohnya manufaktur). Untuk jasa ini agak sulit dilakukan, (misalnya software house)


Ada upaya untuk membedakan value berdasarkan unit usaha.


Macam-macam Proses


1. Inti, adalah kegiatan untuk menambahkan value yang mempertemukan kebutuhan bisnis dan konsumen


Pada saat kit datang ke organisasi biasanya ada penguasa-penguasa kecil yang menyatakan bahwa proses dia adalah yang paling utama diorganisasi tersebut. Proses utama dikaitkan dengan mimpi utama dari perusahaan / organisasi tersebut.


Contoh proses utama di rumah makan: belanja, masak, sajikan.


2. Pendukung, kegiatan yang memungkinkan proses inti untuk berjalan


Proses Bisnis


Adalah kumpulan tugas atau kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yang bisa diselesaikan dengan secara berurutan atau paralel, oleh orang atau sistem, baik diluar atau didalam organisasi (buttler group).


Tugas telah didefinisikan sebelumnya dan proses bisa diulang-ulang. Urutan tugas dalam proses biasanya sangat penting.


Sayangnya seringkali proses itu berjalan secara horizontal. Karena melewati marketing yang kemudian dilempar kebagian operasi diteruskan ke keuangan untuk keperluan penyerahan produk, oleh karena itu masing-masing bagian cenderung berfikir untuk dirinya sendiri. Di sisi lain konsumen tidaak mau tahu, karena dia berurusan dengan marketing maka tentunya dia berharap sampai selesai urusannya tetap dengan marketing juga.

Disarikan dari kuliah Proses dan Permodelan Enterprise Bapak Kridanto Surendro dan berbagai sumber

Proses dan Permodelan Enterprise: Sejarah Proses

Ada 4 tahapan dalam sejarah pengembangan proses SDLC:


1. The age of craftworker


2. The age of factory


3. The age of specialist


4. Reingineering

1. The Age of craftworker


Ciri-ciri utama:


- Terjadi pada kurun waktu pertengahan abad 18 sebelum revolusi industri


- Kebanyakan produk dihasilkan oleh pengrajin


- Proses dan produk tidak ada bedanya, jadi seandainya ada usaha untuk mengukur pekerjaan itu sama dengan mengukur produk


- Dikeerjakan di satu tempat




- Satu pekerja mengerjakan seluruh proses

Kelebihan


- Pekerja mengetahui dengan jelas pelanggan, barang, jasa yang diproduksi dan tujuannya diproduksi


- Konsumen hanya perlu menghubungi satu kontak untuk masalah apapun, sebagai contoh adalah penjahit. Sang pelanggan jika ingin memperbaiki baju hanya perlu datang saja kepenjahitnya


- Pengrajin mengetahui proses dari awal sampai dengan akhir


- Tidak terjadi miskomunikasi antar spesialis

Kelemahan:


- Terdapat satu titik penyebab kegagalan, sebagaimana satu titik penyebab kesuksesan, karena bergantung pada satu orang


- Permintaan yang banyak menunjukkan kualitas, pekerja tidak seluruhnya memiliki kemampuan baik di semua aspek


- Output terbatas


- Pengrajin baru harus sudah memiliki kemampuan yang baik, artinya orang dengan kemampuan biasa-biasa saja tidak bisa langsung menjadi pengrajin, tapi harus melakukan magang, kerja praktek atau sebagainya.



Produk cina membanjiri Indonesia karena produk yang dihasilkan bukan berdasarkan jam kerja (bukan seperti di Indonesia), namun berdasarkan kinerja, semakin tinggi kinerja semakin tinggi penghargaan. Sedangkan di Indonesia yang dibutuhkan adalah checklist jam masuk, dan checklist jam keluar. Untuk industri tertentu tetap menggunakan pengrajin, dengan produk akhir sebagai imbalan.




2. The age of Factory


Ciri-ciri:


- Didorong oleh mesin uap yang ditemukan oleh James Watt


- Mulai ada pembagian pekerjaan


- Jumlah perproduksi perpekerja meningkat drastis, akan sangat efisien sebab kerja sudah dibagi-bagi.


- Dibentuk divisi kerja dengan spesialisasi yang lebih fokus

3. The age of specialist


Ciri-ciri


- Revolusi industri menyebabkan kebutuhan spesialis meningkat, tidak hanya di manufaktur saja merembet pada fungsi-fungsi lain, seperti keuangan dan lain-lain


- Penyempurnaan produk dengan memanfaatkan riset dan pengembangan


- Mulai ada manajer profesional untuk perencanaan dan pengontrolan


- Organisasi mulai dibangun dengan struktur berdasarkan pembagian fungsi

Kelebihan:


- Output bertambah dengan kualitas yang konsisten


- Lebih mudah mengatur pekerja


- Pekerja memiliki keahlian yang baik pada spesialisasi yang bersangkutan


- Spesialisasi dapat ditambah / dikurangi dengan mudah


- Organisasi diatur dengan manajemen profesional

Kelemahan:


- Fokus pada efisiensi lokal, jika pada bagian pemasaran hanya fokus pada bagian pemasaran yang baik saja


- Pelayanan menurun karena customer tidak dapat melihat proses


- Kurangnya komunikasi


- Merendahkan akuntabilitas individual (dianggap karyawan tidak berpengaruh terhadap produk), perbedaan antara akuntabilitas dengan responsibilitas: akuntabilitas lebih kearah luar, sedangkan responsibilitas: lebih kearah dalam

Kelemahan organisasi fungsional


Organisasi memiliki tujuan umum, sedangkan orientasi fungsional tidak memiliki tujuan umum. Setiap bagian hanya peduli dengan dirinya sendiri. Tidak saling mendukung.


Ada satu masalah yang dikenal dengan istilah masalah sumbu kompor / stove pipe, dengan berbagai kriteria berikut ini:


Sumbu kompor tidak standar ada yang keras, ada yang lunak, ada sumbu yang cepat habis ada yang sumbunya tahan lama. Masing-masing sumbu sibuk dengan dirinya sendiri.

Functional Silo / Stove Pipe


Permasalahan yang terjadi kalau pola pikir terpisah-pisah. Bagaimana proses bisa berjalan dengan baik jika tidak bekerjasama.

Kelemahan


- Pekerjaan suatu divisi dapat dinegasikan oleh divisi lain


- Terjadi waktu tunda pada proses ketika pekerjaan pindah dari satu divisi ke divisi yang lain

4. Reingineering


Dengan reingineering kita menghapus apa yang ada di industri revolusi "Reingineering undoing the industrial revolution". Reingineering berorientasi proses bukan fungsi.


Banyak terjadi kegagalan, hampir 70-80% proyek BPR gagal. Proses-proses yang dipisah sebelumnya disatukan di reingineering.


Kelebihan


- Fokus yang cukup terhadap kustomer dan outcome


- Efisiensi meningkat jauh


- Birokrasi menjadi lebih sederhana


Kelemahan


- Lebih sulit diatur


- Pekerjaan individu lebih luas


- Sulit diimplementasi


- Invest teknologi yang besar

Salah satu proyek reingineering sukses adalah bank. Dulu di bank ada banyak loket, masing-masing loket membidangi hal-hal yang berbeda, kalau mau menabung disatu paket, maka ada satu loket untuk paket tersebut. Misal untuk bank BRI, ada loket Simpedes, BRITAMA, dll. Sedangkan sekarang, hanya ada 2 loket yakni Front Office, dan loket Cashier. Cashier akan melayani penbidgambilan atau pentransferan untuk semua kategori, sedangkan front office (sebagian bank menamakannya Customer Service) menangani hal-hal yang lebih kasuistik seperti pembuatan rekening, penutupan rekening, dll.

Disarikan dari kuliah Proses dan Permodelan Enterprise Bersama Bapak Kridanto Surendro dan berbagai sumber

Proses dan Permodelan Enterprise: Proses Bisnis

Ide dasar proses bisnis berasal dari Matakuliah Software Engineering. Dikarenakan karakteristik software yang berbeda dengan manufaktur (dunia nyata tempat software di jalankan). Dalam pengajaran di software engineering pembuatan software selalu dibatasi dengan permasalahan tertentu, dan proses-proses yang dicontohkan umumnya telah disederhanakan. Akibatnya sering terjadi ketidaksamaan software yang dibuat dengan executive guide for IT (maksudnya terjadi perbedaan antara panduan penggunaan aplikasi dengan kenyataan di lapanagan). Manajemen IT tidak mengetahui tentang bisnis secara baik, begitu juga sebaliknya Manajemen Bisnis tidak mempunyai basis pengetahuan IT yang bagus pula.

Untuk mengatasi gap tersebut dibutuhkan pemahaman proses bisnis dan bagaimana memodelkan Enterprise (kita bisa menggunakan istilah perusahaan atau bagian perusahaan untuk enterprise ini).

Ada 3 hal yang akan dibahas dalam proses dan permodelan sebuah enterprise yakni:

1. Analisisi proses bisnis, yang membahas tentang aliran kerja proses bisnis
2. Penerapan bisnis (Manajemen proses bisnis)
3. Permodelan enterprise
   

Istilah Bussiness Process Engineering sendiri di Indonesia telah berkembang menjadi Transformasi.

Ada istilah lama yang berbunyi:
Old process with new technology = VERY EXPENSIVE OLD PROCES!
. Kenapa bisa begitu?, karena urut-urutan prosesnya masih berdasarkan kondisi sebelumnya, hanya mengganti teknologi dari manual ke komputerisasi. Padahal yang harus menjadi perhatian bahwa yang harus diperbaiki bukan hanya teknologi tetapi juga harus memperbaiki proses lamanya. Tidak hanya proses saja, sebenarnya kalau perlu kita mengubah sampai ke hal-hal yang paling mendasari proses tersebut, peraturan atau undang-undang misalnya.

Kelompok IT sering mengalami permintaan yang berlebih, hal ini disebabkan karena:

1. Permintaan IT sering tidak terstruktur
2. Orang-orang IT tidak mempunyai proses formal tentang pengurutan pekerjaan
3. Seringkali tindakan orang IT adalah reaktif, ada permintaan baru permintaan itu dilaksanakan. Jika ada permintaan untuk menggunakan e-learning, maka baru orang IT berupaya untuk menggunakan e-learning, jika ada kebutuhan untuk antisipasi pornografi baru orang IT bergerak. Seharusnya dalam kondisi saat ini, orang IT haruslah lebih proaktif

Hal ini disebabkan karena dalam pengajaran IT, para pengajar memposisikan orang IT sebagai Black Box (kotak hitam khusus untuk masing-masing keahlian, ahli software berkutat hanya di software, pakar jaringan hanya membahas jaringan, pakar telematika hanya membahas telematika, sering berkata "oh itu bukan ranah saya.."), sehingga seringkali orang IT memiliki cara pandang bisnis yang sangat rendah, dampaknya kepuasan kustomer menjadi rendah. Padahal harus menjadi perhatian agar kita bisa memahami proses bisnis, proses-proses apa saja yang terjadi dalam bisnis, serta bagaimana cara kerja mereka. Black Box tersebut mengakibatkan pulau-pulau IT, sehingga informasi yang ada dalam sebuah perusahaan menajadi menyebar. Akibatnya dampak yang sangat besar terhadap biaya maintenance dan upgrading yang sangat tinggi.

Terkait dengan peraturan yang harus diubah, kita misalkan saja maintenance dan upgrading tadi. Dalam pemerintahan kita tidak dikenal istilah maintenance dan upgrading, jadi kalau ingin memperbaiki persediaan barang yang ada maka harus dilakukan pengadaan barang baru. Hal ini juga terkait dengan software dan data yang tidak dianggap sebagai aset, padahal maintenance dan upgrading software dan data membutuhkan sumberdaya dan biaya yang tidak sedikit.

Proses Software Development Life Cycle

Kebanyakan yang terjadi saat ini adalah praktisi TI mengerjakan semua proses itu secara mandiri, padahal sebaiknya dikerjakan dengan kerjasama dengan berbagai pihak.

Untuk pengertian implementation sendiri terdapat perbedaan mendasar antara kalangan bisnis dengan IT, kalangan bisnis beranggapan bahwa implementation adalah proses penerapan sistem yang telah dikembangkan. Sedangkan bagi kalangan IT Implementation adalah proses CODING!.

Analisis ->

- mengerti as is system

- identifikasikan pegembangan

- membangun konsep menjadi to be system

Isi yang seharusnya ada dalam sebuah kegiatan analisa adalah:

1. menggambarkan potret kegiatan/proses yang sedang berjalan
2. usulan perbaikan yang diberikan

Tool tidak harus dikelompokkan, semuanya tergantung penggunaanya, tidak perlu digunakan istilah tool lama maupun tool baru. Termasuk dalam hal ini DFD, dan lain sebagainya, sebuah tool akan bermanfaat jika bisa digunakan untuk proses dimaksud.

Identifikasi

Yang dimaksud dengan identifikasi adalah bagaimana mengidentifikasi fungsi-fungsi supaya dijalankan dengan baik oleh organisasi tersebut. Hal ini dibatasi oleh pemetaan proses.

Catt: Disarikan berdasarkan pemahaman penulis dari kuliah Proses dan Permodelan Enterprise bersama Bapak Kridanto Surendro dan berbagai sumber