Proses dan Permodelan Enterprise: Proses Bisnis

Ide dasar proses bisnis berasal dari Matakuliah Software Engineering. Dikarenakan karakteristik software yang berbeda dengan manufaktur (dunia nyata tempat software di jalankan). Dalam pengajaran di software engineering pembuatan software selalu dibatasi dengan permasalahan tertentu, dan proses-proses yang dicontohkan umumnya telah disederhanakan. Akibatnya sering terjadi ketidaksamaan software yang dibuat dengan executive guide for IT (maksudnya terjadi perbedaan antara panduan penggunaan aplikasi dengan kenyataan di lapanagan). Manajemen IT tidak mengetahui tentang bisnis secara baik, begitu juga sebaliknya Manajemen Bisnis tidak mempunyai basis pengetahuan IT yang bagus pula.

Untuk mengatasi gap tersebut dibutuhkan pemahaman proses bisnis dan bagaimana memodelkan Enterprise (kita bisa menggunakan istilah perusahaan atau bagian perusahaan untuk enterprise ini).

Ada 3 hal yang akan dibahas dalam proses dan permodelan sebuah enterprise yakni:

1. Analisisi proses bisnis, yang membahas tentang aliran kerja proses bisnis
2. Penerapan bisnis (Manajemen proses bisnis)
3. Permodelan enterprise
   

Istilah Bussiness Process Engineering sendiri di Indonesia telah berkembang menjadi Transformasi.

Ada istilah lama yang berbunyi:
Old process with new technology = VERY EXPENSIVE OLD PROCES!
. Kenapa bisa begitu?, karena urut-urutan prosesnya masih berdasarkan kondisi sebelumnya, hanya mengganti teknologi dari manual ke komputerisasi. Padahal yang harus menjadi perhatian bahwa yang harus diperbaiki bukan hanya teknologi tetapi juga harus memperbaiki proses lamanya. Tidak hanya proses saja, sebenarnya kalau perlu kita mengubah sampai ke hal-hal yang paling mendasari proses tersebut, peraturan atau undang-undang misalnya.

Kelompok IT sering mengalami permintaan yang berlebih, hal ini disebabkan karena:

1. Permintaan IT sering tidak terstruktur
2. Orang-orang IT tidak mempunyai proses formal tentang pengurutan pekerjaan
3. Seringkali tindakan orang IT adalah reaktif, ada permintaan baru permintaan itu dilaksanakan. Jika ada permintaan untuk menggunakan e-learning, maka baru orang IT berupaya untuk menggunakan e-learning, jika ada kebutuhan untuk antisipasi pornografi baru orang IT bergerak. Seharusnya dalam kondisi saat ini, orang IT haruslah lebih proaktif

Hal ini disebabkan karena dalam pengajaran IT, para pengajar memposisikan orang IT sebagai Black Box (kotak hitam khusus untuk masing-masing keahlian, ahli software berkutat hanya di software, pakar jaringan hanya membahas jaringan, pakar telematika hanya membahas telematika, sering berkata "oh itu bukan ranah saya.."), sehingga seringkali orang IT memiliki cara pandang bisnis yang sangat rendah, dampaknya kepuasan kustomer menjadi rendah. Padahal harus menjadi perhatian agar kita bisa memahami proses bisnis, proses-proses apa saja yang terjadi dalam bisnis, serta bagaimana cara kerja mereka. Black Box tersebut mengakibatkan pulau-pulau IT, sehingga informasi yang ada dalam sebuah perusahaan menajadi menyebar. Akibatnya dampak yang sangat besar terhadap biaya maintenance dan upgrading yang sangat tinggi.

Terkait dengan peraturan yang harus diubah, kita misalkan saja maintenance dan upgrading tadi. Dalam pemerintahan kita tidak dikenal istilah maintenance dan upgrading, jadi kalau ingin memperbaiki persediaan barang yang ada maka harus dilakukan pengadaan barang baru. Hal ini juga terkait dengan software dan data yang tidak dianggap sebagai aset, padahal maintenance dan upgrading software dan data membutuhkan sumberdaya dan biaya yang tidak sedikit.

Proses Software Development Life Cycle

Kebanyakan yang terjadi saat ini adalah praktisi TI mengerjakan semua proses itu secara mandiri, padahal sebaiknya dikerjakan dengan kerjasama dengan berbagai pihak.

Untuk pengertian implementation sendiri terdapat perbedaan mendasar antara kalangan bisnis dengan IT, kalangan bisnis beranggapan bahwa implementation adalah proses penerapan sistem yang telah dikembangkan. Sedangkan bagi kalangan IT Implementation adalah proses CODING!.

Analisis ->

- mengerti as is system

- identifikasikan pegembangan

- membangun konsep menjadi to be system

Isi yang seharusnya ada dalam sebuah kegiatan analisa adalah:

1. menggambarkan potret kegiatan/proses yang sedang berjalan
2. usulan perbaikan yang diberikan

Tool tidak harus dikelompokkan, semuanya tergantung penggunaanya, tidak perlu digunakan istilah tool lama maupun tool baru. Termasuk dalam hal ini DFD, dan lain sebagainya, sebuah tool akan bermanfaat jika bisa digunakan untuk proses dimaksud.

Identifikasi

Yang dimaksud dengan identifikasi adalah bagaimana mengidentifikasi fungsi-fungsi supaya dijalankan dengan baik oleh organisasi tersebut. Hal ini dibatasi oleh pemetaan proses.

Catt: Disarikan berdasarkan pemahaman penulis dari kuliah Proses dan Permodelan Enterprise bersama Bapak Kridanto Surendro dan berbagai sumber