Proses dan Permodelan Enterprise: Workflow Driven Methodology

Workflow Driven Methodology

Organisasi sekarang dibuat berdasarkan fungsional, seperti keuangan, kepegawaian. Dengan sistem informasi seharusnya kita juga bisa mengubah proses yang ada di organisasi.

Prinsip manajemen proses

1. Keinginan meningkatkan kinerja (penggerak utama perubahan)
2. Perubahan harus berdasarkan stakeholder (semua pihak yang memiliki kepentingan, dikhususkan yang berhubungan langsung, juga melibatkan bagian dalam dari organisasi)
3. Proses perubahan harus bisa dilacak berdasarkan kebutuhan, arahnya ke akuntabilitas perusahaan tersebut bisa dipertanggungjawabkan
4. Perubahan harus dikelola secara utuh dan menyeluruh diseluruh lingkup organisasi, diperlukan leadership yang baik. Harus ada rencana jangan hanya bersifat reaktif saja.
5. Keinginan perubahan harus disosialisasikan dengan baik kepada yang lain. Karena biasanya perubahan proses bisa mengubah struktur organisasi
6. Keinginan perubahan sebaiknya dibuat dari luar ke dalam. Jangan hanya diperhatikan orang-orang yangsuka berkomentar
7. Perbaikan proses harus didasarkan kerangka waktu tertentu. Ini berorientasi pada perubahan yang sifatnya gradual (periodik).
8. Perubahan bisnis harus melibatkan semua orang
9. Perubahan bisnis adalah perjalanan bukan hasil.

Proses adalah hasil bukan kerja

Yang penting adalah hasilnya bukan kerjanya. Bahwa selain konsumer yang langsung juga diperhatikan stakeholder yang lain seperti pemilik. Hasil merupakan bagian terpenting dari proses, contoh paraf kecil pada pembuatan surat. Hasil harus dinyatakan jelas ada output harus bisa diklasifikasi.

Countable harus dilakukan pengukuran / dibuat aplikasi / sensor.

Kenapa tekstil indonesia kalah dengan cina?, di china masih konsep craftworker yang berorientasi pada hasil.

Holistik yang melengkapi perbaikan proses

1. Workflow diagram (alur), ada pada buku Roger R. Pressman tentang Software Engineering tentang swimline diagram
2. Teknologi informasi
3. -
4. Proses akan baik jika memperhatikan orang yang didalamnya
5. -
6. -

Kita harus memperhatikan non teknis tapi kemungkinan bisa diminimalkan Information technology saja cukup.

Kalau perubahan secara cepat disebut dengan reingineering.

Timebox: setingan waktu kapan kira-kira selesainya, tidak melulu iteratif, apakah pertaham itu tergantung desainnnya

Misi

Misi adalah mimpi yang harus dicapai, akibatnya ada yang harus dikerjakan

Strategi kompetitif

1. Harga murah mutu sama
2. Kustomasi, kalangan tertentu suka hal-hal yang spesifik, produk tertentu dengan sasaran tertentu, atau sasarannya adalah semua.

Ketiganya misi, strategi, dan sasaran harus ada. Di Indonesia sasaran dan tujuan sering melekat pada pemimpin.

As-is bisa dianalogikan dengan foto barang, bisa dilihat plus dan minusnya

Fungsi dan Proses

Fungsi dan proses adayang dibedakan berdasarkan fungsi (misal: keuangan), wilayah (misal: pusat dan daerah), atau produk (misal: unilever, dengan produk sampo, sabun, dll).

Berbasis fungsi: contoh proses adalah saat konsumen membeli produk, pembeli akan melewati beberapa fungsi yang ada

Fungsi : berjalan vertikal

Proses: berjalan horizontal

Dalam sebuah fungsi bisa saja terdapat sebuah proses.

Berfokus pada fungsional saja, siapa sebenarnya pemilik proses?, misalnya orang membeli mobil berhubungan dengan sale, ketika mobilnya tidak datang-datang, maka pembeli mengontak sales, komentas si sales adalah:" kan sudah saya kirim, silahkan hubungi bagian delivery".

Tidak ada ketergantungan alat workflow dengan ASI (flowmap), semuanya tergantung kebutuhan saja.

CRM bukanlah proses tapi dia lintas fungsi.

Menetapkan Batasan Proses

Masalah dengan proses

Seringkali proses bisnis menjadi kambing hitam dalam kegagalan sebuah implementasi. Seringkali proses: rangkaian aktifitas fisik dan logik.............. , bahkan semua jobdesk juga dianggap sebagai proses. Kadang kala beberapa proses yang banyak dianggap satu buah proses saja padahal ruang lingkupnya besar.

Masalah dengan terminologi

Proses adalah:

Fungsi adalah pekerjaan

Aktifitas: fungsi yang dilakukan secara normal

Task: serangkaian potongan pekerjaan yang dilaksanakan dalam waktu tertentu

Ke 4 hal ini harus dipahami dengan baik

Prosedur: rangkaian task atau aktifitas, fungsi dari atas kebawah, proses dari kiri ke kanan

Apakah proses itu?

Langkah perusahaan untuk mengatur kerja dan sumberdaya dalam mencapai tujuannya. Terjadi kecenderungan organisasi mengelompokkan kerja dan sumberdaya menggunakan spesialisasi. Agar pegawai memahami proses dengan lebih lengkap perlu pegawai tersebut. Organisasi mencoba untuk mengatur berdasarkan output.

Proses bisnis: rangkaian kerja yang berhubungan yang dimulai dari even yang didapatkan dari hasil tertentu untuk konsumen proses tersebut. Kerja sehari-hari belum tentu proses karena bukan rangkaian. Proses bisnis dimulai dari suatu even tertentu. Bertujuan untuk mencapai hasil terrtentu atau ada awal dan akhir. Contoh: kuliah ada awal dan akhirnya, akademik bukanlah sebuah proses bisnis karena terlalu besar.

Fungsi marketing tidak menghasilkan apa-apa

Yang menghasilkan produk terteuntu

Kalau tidak menghasilkan produk bisa menjadi tanda tanya. Produk itu harus bisa diidentifikasi dan dihitung. Contoh hotel: berapa banya takmu, pendidikan: berapa banyak mahasiswa, rumah maakan: berapa banyak nasi. Contoh proses pengembangan produk baru, proses pemenuhan order, pengangkatan pegawai.

Contoh fungsi: riset dan development, help desk, telemarketing, human resource

Pemberian nama yang baik juga perlu dalam proses disampaikan berapa yang dibuat

Untuk konsumen dari proses

Konsumen adalah penerima hasil produk dari proses bisnis. Pada saat disain proses kita juga memperhatikan kepentingan stakeholder. Misal proses warung, pesan-makan, kalau itu saja stakeholder rugi, maka harus ada proses yang ketiga yakni proses bayar, pesan-makan-bayar.

Konsumen: terkena dampak langsung dari proses

Stakeholder: bisa eksternal dan internal

Dimulai dari respon untuk efek-efek tertentu

Kita harus bisa melacak penyebab proses, even adalah sesuatu yang membuat proses itu berjalan. Even: permintaan khusus, karena adanya permintaan tenaga kerja pendidik maka berjalanlah proses pendidikan.

Karena ada orang yang lapar maka ada proses warung. Harus ada even / trigger yang memulai proses tersebut untuk berjalan.

Work task

Potongan-potongan kegiatan yang bisa kita sebut sebagai langkah. Yang dikerjakan pada satu / lebih aktor yang bekerjasama. Misal: pabrik melalu beberapa langkah, operasi.

Tapi beberapa pekerjaan melalu meja mengisi paraf kecil-kecil

Kumpulan yang saling berhubunngan

Hubungan antar proses bisa saling dilacak kembali sehingga ditemukan event / trigger pencetusnya yang mana.

Proses bisnis vs. fungsi

Semenjak dahulu organisasi dikelola berdasarkan fungsi. Proses bisnis bisa mengalir dari fungsi ke fungsi lain. Berjalan horizontal dalam fungsi-fungsi. Karena seringkali tidak didefinisikan engan baik, sering terjadi masalah stovepipe (sumbu kompor) tapi aada cross-functional process seperti CRM yang dianggap sebagai sebuah proses yang dikenal dengan istilah "horizontal silos"

Proyek bisnis dan skop proyek

Semua proyek membutuhkan lingkup yang tegas. Jika dalam bentuk lisan tidak bisa menjadi pegangan. Sebagian besar pengembangan TI dalam bentul fungsional bukan proses

Konsekwensinya adalah:

1. Arah proses yang berputar
2. Improvement malah mengacaukan
3. Menambah masalah yang lain

Proses bisnis

Proses bisnis mempunyai even pada awal yang menjadi trigger yang bisa berawal dari dalam / luar. Proses harus membuat hasil yang bisa diukur. Berorientasi pada konsumen (biasanya trigger awal). Proses bisnis akan melintasi departemen, unit kerja dan sebagainya. Contoh penerimaan mahasiswa baru, dimulai dari bagian akademik, kemudian mahasiswa memilih matakuliah yang berhubungan dengan pra sarana, kemudian kebagian keuangan, kemudian kembali ke bagian akademik, namun ada juga yang hanya berada dalam satu departemen.

Proses yang lebih besar lebih mudah ditangani, semakin banyak aktifitas semakin mudah di di identifikasi karena dia membawa data dan informasi

Lingkup proyek

Lingkup proyek sebaiknya tidak melebih wewenang pemberi tugas tersebut.

Jika sebuah proyek panjang jangan dilakukan sebagian saja. Rangkaian aktifitas crossfunctional seringkali tidak berdampak baik. Karena pada dasarnya menjadi kumpulan aktifitas yang tidak membentuk proses yang utuh.

Masalah umum dalam menentukan batas proses

1. Terlalu besar (bodylock error)
2. Terlalu kecil (bodylock error)
3. Seringkali aktifitas-aktifitas dikumpulan yang bukan merupakan suatu proses

Untuk menghindari kesalahan tersebut ada 3 prinsip dasar:

1. Bottom up, yakni upaya identifikasi proses dilakukan dengan mengumpulkan seluruh pihak yang terlibat dalam aktifitas. Perlu mengumpulkan semua orang untuk klarifikasi
2. Identifikasi proses-proses yang berada diluar batasan pekerjaan kita (supaya kita bisa membuat batasan)
3. Gunakan penamaan yang baik dengan peraturaan penamaan tertentu

Ruanglingkup komponen dari dari proses

Penamaan proses menggunakan verb-noun

Tentukan trigger apa yang memicu proses bisnis

Hasil yang dicapai oleh proses tersebut, terutama dari sudut pandang yang berbeda baik dari pemroses maupun dari konsumen. Idealnya adalah top down, tapi konsumen harus diikut sertakan setelah itu

Konsumen yang meneruma hasil

Kita harus perhatikan stakeholder lain yang terlibat dan hasil yang mereka harapkan.

Pada dasarnya suatu proses terdiri dari 5-7 milestone utama

Harus dinyatakan pelaku-pelaku yang terlibat dalam proses, bisa orang bisa mesin (pelaku)

Mekanisme yang dilakukan untuk mendukung jalannya proses

Waktu dan frekwensi

Proses lain yang bereleasi namun diluar ruang lingkup

Komponen yang akan dituliskan ketika kita mendefinisikan proses

Proses Map seluruhnya

Gambar keseluruhan proses map untuk area suppy management

Identifikasi proses

Top down

Bottom up

Langkah-langkah:

1. Brainstorming (pengumpulan pendapat yang tidak boleh dibantah). Walaupun dugaan sudah ada namun info tetap perlu. Semua aktifitas dikumpul
2. Rangkaian aktifitas kita hubungkan. Berikutnya identifikasi rasio, pada saat merangkai aktifitas kita juga merangkai keterhubungan antar aktifitas 1:1, hubungannya 1:1, 1:M satu ke banyak. Jika rangkaian aktifitas adalah 1:1 maka itu dikatakan proses yang baik. Jika 1:M atau M:1 maka salah satu proses akan menunggu.
3. Kelompokkan proses berdasarkan frekwensi

Penamaan proses juga harus menghindari sejumlah nama tertentu.

Tentukan even yang menjadi trigger

Ada trigger yang dari luar (core business)

Supporting proses biasanya dari internal

Event dilaksanakan oleh pelaku

Identifikasi keterlibatan stakeholder

Kita harus membedakan antara hasil dan tujuan perusahaan. Kumpulan hasil (output) bisa menunjukkan tujuan kita bisa tercapai atau tidak

Identifikasi langkah-langkah utama

Ada bisa lebih dari satu pandangan, misalnya satu orang berpendapat ada 3 proses. Ada yang berpendapat ada 3 proses

Identifikasi peran

Organisasi utama dan fungsi pekerjaan yang terlibat

Pilih prosesnya

1. Tentukan intervensi
2. 
   
   
   
   1. Adanya permintaan perbaikan kita harus mengidentifikasi apakah itu merupakan proses bisnis atau tidak
   2. Apakah manfaat yang dihasilkan sudah crossfunctional
   3. Ini harus dikemas sebagai sebuah proses utama
   4. Dalam kebanyakan proyek
   
   

i. Terima pengarahan

ii. Lakukan manipulasi

2. Pendekatan analisis

Langkah-langkahnya:

1. Tentukan critical success factor

Biasanya ini bersifat individual / organisasional, contoh: ada walikota padang panjang: walikota rumah sakit

2. Tentukan proses utama
3. Kita harus membuat matrik untuk menggabungkan critical success faktor dengan proses yang ada dan bagaimana masuknya
4. Assess the brokeness of each process