Aliran Sistem Informasi (ASI) Sistem Informasi Penjualan 2

Melanjutkan postingan yang kemaren, tentang Sistem Informasi Penjualan, berikut ini ada satu lagi contoh penggunaan Aliran Sistem Informasi (ASI) untuk Sistem Informasi Penjualan, mungkin bisa dibandingkan dengan yang sebelumnya atau kenyataan yang sebenarnya berlaku diperusahaan / tempat magang kita. Artikel ini digunakan sebagai pembanding atau pembangkit ide bagi anda yang ingin membuat tugas akhir atau skripsi yang mengetengahkan masalah sistem informasi penjualan. Silahkan jika ada tambahan dari pembaca berupa saran dan komentar..

Mengingat kemajuan ilmu dan tekhnologi semakin meningkat dan berkembang seiring dengan perkembangn ilmu pengetahuan, perubahan pun terjadi dalam sistem kerja. Hasil yang baik diperoleh melalui sistem kerja yang terkoordinir dengan baik. Untuk itu perlu dibuat rancangan sistem yang baru, yang dapat memberikan hasil yang lebih baik dari sistem yang lama. Dimana sistem yang baru ini akan memperbaiki kelemahan dari sistem yang lama. Pada bagian perumusan masalah telah dijelaskan bahwa, sistem yang sedang berjalan saat ini belum mampu untuk memberikan informasi sesuai dengan kebutuhan informasi yang semakin meningkat saat ini. Karena pembuatan laporan yang dibutuhkan masih menggunakan paket pemrograman yang bukan berorintasi pada data, sebagai contoh Microsoft Excel. Pada microsoft Exel file-file yang ada tidak bisa direlasikan, padahal laporan yang penjualan disusun dari hasil perelasian file-file yang ada. Artinya software ini hanya mampu menyelesaikan masalah yang bersifat umum.

Efek dari penggunaan cara kerja ini secara langsung berdampak terhadap keefektifitasan kerja sistem. Kelemahan tersebut dapat diidentifikasi dengan melihat bagaimana cara pembuatan laporan dengan mengelompokkan data-data penjualan yang ada secara manual. Pada tahap selanjutnya baru diisikan kedalam tabel sheet pada software mincrosoft Exel. Dari proses ini berakibat pengarsipan yang tidak perlu, dimana lembaran pengelompokkan dalam daftar tabel sama yang diarsip sama dengan yang ada pada file. Analisa sistem seperti ini sangat diperlukan dan akan dijelaskan lebih lanjut dengan memberikan beberapa usulan terbaik dalam menyelesaikan setiap masalah yang berhubunagan dengan pengolahan data Penjualan.

Aliran Sistem Informasi Lama

Proses aliran sistem informasi lama ini dimulai dari :

1. Distributor yang menyerahkan nota permintaan barang pada bagian marketing.

2. Bagian merketing kemudian mencek nota yang diterima tersebut dan kemudian diserahkan pada bagian logistik.

3. Bagian logistik melakukan pengecekan persedian dari barang yang diminta dan langsung membuat faktur penjualan dari barang-barang yang dipesan. faktur dibuat rangkap tiga

4. Rangkap satu dan dua diserahkan pada bagian penjualan.

5. Rangkap ketiga disimpan sebagai arsip.

6. Bagian penjualan menyerahkan Faktur kepada distributor beserta barang yang dipesan sebagai bukti transaksi penjualan.

7. Faktur yang tinggal pada bagian penjualan diolah menjadi data penjualan.

8. Bagian marketing kemudian membuat laporan penjualan berdasarkan data penjualan.

9. Laporan dibuat rangkap dua, rangkap pertama diserahkan pada direktur dan yang kedua disimpan sebagai arsip.

Berikut ini Aliran Sistem Informasi yang berjalan.

Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru

Aliran Sistem Informasi (ASI) yang baru digunakan untuk menggambarkan aliran sistem informasi setelah dilakukan pengembangan terhadap sistem informasi yang diteliti. Aliran Sistem Informasi ini akan menggambarkan sistem secara global (menyeluruh), artinya seluruh entitas yang terlibat dengan sistem ini ikut digambarkan. Entitas yang terlibat dalam sistem pelaporan Penjualan produk ini adalah :

1. Distributor

2. Bagian Marketing

3. Bagian Logistik

4. Direktur

Kalau dilihat secara garis antara sistem informasi yang lama dan yang baru tidak begitu banyak terjadi perubahan. Perubahan terjadi hanya pada proses penyimpanan dan pengolahan data serta dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan. Karena memang disinilah yang sering terjadi masalah, yaitu keterlambatan dalam penghitungan dan pembuatan laporan.

Proses aliran sistem informasi baru ini dimulai dari :

1. Distributor yang menyerahkan nota permintaan barang pada bagian marketing.

2. Bagian marketing kemudian mencek nota yang diterima tersebut dan kemudian diserahkan pada bagian logistik.

3. Dengan nota permintaan ynag diterima bagian logistik melakukan pengecekan persediaan dari barang yang diminta dan langsung membuat faktur penjualan dari barang-barang yang dipesan.

4. faktur dibuat rangkap tiga, rangkap satu dan dua diserahkan pada bagian marketing. Dan rangkap ketiga disimpan sebagai arsip.

5. Pada bagian marketing faktur yang diterima diserahkan pada distributor beserta barang yang dipesan sebagai bukti transaksi penjualan.

6. Setelah terjadi transaksi penjualan, faktur yang tinggal pada bagian penjualan diolah menjadi data penjualan.

7. Berdasarkan data penjualan yang ada bagian penjualan kemudian membuat laporan penjualan.

8. Laporan dibuat rangkap dua, rangkap pertama diserahkan pada direktur dan yang kedua disimpan sebagai arsip.

Untuk lebih jelasnya keterangan di atas dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 4.2 : Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru