Aliran Sistem Informasi (ASI) Sistem Informasi Penjualan

Ini adalah salah satu contoh penggunaan Aliran sistem informasi / ASI untuk menganalisa permasalahan dan mendisain sistem yang baru pada sebuah PT X (nama PT dikarang sendiri), berikut adalah kutipan langsungnya:
Mungkin teman-teman mempunyai pendapat mengenai rancangan ASI ini, silahkan masukkan komentarnya, sehingga bisa kita evaluasi bersama-sama.



Sistem yang diterapkan atau yang sedang berjalan mengenai penjualan barang jadi maupun data konsumen masih menggunakan system manual. Jika dilihat dari segi fungsi penjualan pada PT X, supaya mudah mendapatkan informasi mengenai perkembangan dari produksi perusahaannya, maka sebaiknya digunakan system informasi secara komputerisasi. Pengolahan data dengan menggunakan system manual ini dapat terjadi kekurangan dan kesalahan, sehingga terjadi kesulitan dalam memperbaiki atau memodifikasi data tersebut, juga akan memakan waktu yang lama untuk melakukan proses data.


Masalah system informasi pada PT X ini dilakukan oleh bagian administrasi, dimana bagian administrasi ini menerima daftar penjualan barang yang telah dicek pelanggan dan mencek kembali daftar penjualan barang tersebut, kemudian diberikan kepada bagian gudang untuk mencari barang permintaan pelanggan. Setelah barang tersebut didapat maka bagian gudang memberikan daftar barang yang dipesan pada pelanggan dan kepada bagian keuangan, oleh bagian keuangan daftar barang yang dipesan tersebut dibuatnya faktur penjualan yang nantinya diberikan kepada bagian administrasi. Kemudian bagian administrasi membuat laporan harian yang dijadikan sebagai arsip dan diberikan kepada pimpinan perusahaan sebagai laporan penjualan apabila dibutuhkannya.


Dengan menggunakan system tersebut di atas, maka perusahaan sering mengalami masalah dalam pembuatan laporan yang khususnya bagian administrasi. Sebab dengan system tesebut data yang diperoleh tidak efisien, karena system yang sedang berjalan masih menggunakan system manual.


Analisa terhadap system yang sedang berjalan bertujuan :


- Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang menyebabkan system lama kurang efisien dalam melakukan pengolahan data penjualan.


- Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan mempunyai tingkat keamanan yang terjamin.


Berdasarkan permasalahan yang ada pada system lama dapat disimpulkan suatu system informasi pengolahan dalam mengadakan pengolahan data penjualan untuk menghasilkan laporan. disebelah adalah Aliran Sistem Informasi yang berjalan




Disain Sistem Baru


Di dalam mempelajari system lama banyak sekali ditemui kelemahan-kelemahan, seperti kurang efisiennya penggunaan waktu. Seandainya terjadi kesalahan yang berulang-ulang berarti kita harus membuat laporan baru. Dengan diterapkannya system baru, maka diharapkan bagi analisis melakukan penganalisaan terhadap kebutuhan informasi yaitu berupa output yang dikehendaki dan selanjutnya menganalisa persyaratan yang diperlukan serta menyiapkan data apa saja yang perlu disimpan dalam file. Setelah kebutuhan informasi dan persyaratan tersebut diterapkan, maka tahap selanjutnya adalah tahap perencanaan, antara lain :


1. Merancang dan menerapkan file-file yang dibutuhkan yaitu membuat rancangan data-data sesuai dengan jenis datanya.


2. Merancang system secara global.


3. Pembuatan program aplikasi.


Untuk mendesain system baru perlu diketahui beberapa hal yang menunjang terjadinya modifikasi system yang berlaku sekarang. Dalam hal ini penulis memulai dengan menentukan bentuk keluaran, bentuk masukan dan file-file yang dibutuhkan, serta proses yang terjadi selama system berjalan. Diharapkan dengan rancangan system baru ini tugas-tugas yang dilaksanakan dapat dikerjakan dengan baik dan informasi yang dihasilkan dapat diperoleh kapan saja oleh pemakai system.


Berikut ini desain sistem baru: