Penelitian informatika: antara kualitatif dan kuantitatif

Penelitian dalam bidang informatika kadang memberikan pertanyaan yang belum bisa dijawab dengan sempurna, apakah penelitian informatika itu penelitian kualitatif atau penelitian kuantitatif?, atau malah merupakan jenis penelitian riset dan pengembangan?

Sebuah pertanyaan mendasar yang sampai saat ini saya masih ragu untuk menjawabnya, kriteria ketiga penelitian tersebut yang paling mendekati adalah penelitian riset dan pengembangan:

1. Membuat sebuah produk

2. Produk dibuat dengan menggunakan pendekatan tertentu

3. Ada pengujian produk sebelum "dipasangkan"

4. Ada pengujian produk sesudah "dipasangkan"

Tapi langkah yang sebenarnya dilakukan sepertinya hanya 2 langkah pertama, pengujian produk (dalam hal ini sebuah sistem informasi / perangkat lunak) jarang yang mencapai langkah ke 3 apa lagi langkah ke 4. Biasanya setelah dilakukan analisa dan desain sistem (misalnya dengan pendekatan terstruktur), maka si peneliti sudah bisa mengambil kesimpulan bahwa penelitiannya sudah selesai.

Kalau kita lihat penelitian kuantitatif, penelitian ini lebih menekankan pada penilaian hubungan beberapa variabel yang berujung pada sebuah atau lebih variabel dependen. Sebenarnya variabel dependen juga sudah banyak digunakan di penelitian sistem informasi, seperti TAM (technology acceptance model) seberapa banyak teknologi diterima oleh si pengguna, atau model kesuksesan sistem informasinya DeLone dan McLean. Tapi model-model tersebut belum begitu banyak digunakan (spengetahuan saia).

Lain lagi penelitian kualitatif, untuk hal-hal yang berbau menghasilkan teori, seperti menggabungkan tata kelola ini dengan tata kelola itu, pemanfaatan COBIT, penggunaan TOGAF dan lain-lainnya merupakan penelitian yang menghasilkan sebuah teori baru. Tapi sayangnya bagian kualitatif juga bukan sepenuhnya dilaksanakan dengan benar, karena sumber datanya ada 3: observasi, wawancara, dan dokumen, dan triangulasi dari ke tiga sumber data tersebut.

Dokumen yang dimaksud disini juga mengacu pada orang tertentu, catatan, memo, jurnal, sedangkan yang masih sering digunakan adalah tinjauan pustaka, menghubungkan teori ini dengan teori itu, well... dimana posisi kita?

Gabungkan saja semua yang ada :) mungkin itu solusi sederhana, lagipula toh pemanfaatan analisa dan desain sistem informasi sudah menjamin bahwa sistem informasi yang dirancang itu sudah mengikuti kaidah ilmiah, sudahkah?

Proses dan Permodelan Enterprise: Workflow Driven Methodology

Workflow Driven Methodology

Organisasi sekarang dibuat berdasarkan fungsional, seperti keuangan, kepegawaian. Dengan sistem informasi seharusnya kita juga bisa mengubah proses yang ada di organisasi.

Prinsip manajemen proses

1. Keinginan meningkatkan kinerja (penggerak utama perubahan)
2. Perubahan harus berdasarkan stakeholder (semua pihak yang memiliki kepentingan, dikhususkan yang berhubungan langsung, juga melibatkan bagian dalam dari organisasi)
3. Proses perubahan harus bisa dilacak berdasarkan kebutuhan, arahnya ke akuntabilitas perusahaan tersebut bisa dipertanggungjawabkan
4. Perubahan harus dikelola secara utuh dan menyeluruh diseluruh lingkup organisasi, diperlukan leadership yang baik. Harus ada rencana jangan hanya bersifat reaktif saja.
5. Keinginan perubahan harus disosialisasikan dengan baik kepada yang lain. Karena biasanya perubahan proses bisa mengubah struktur organisasi
6. Keinginan perubahan sebaiknya dibuat dari luar ke dalam. Jangan hanya diperhatikan orang-orang yangsuka berkomentar
7. Perbaikan proses harus didasarkan kerangka waktu tertentu. Ini berorientasi pada perubahan yang sifatnya gradual (periodik).
8. Perubahan bisnis harus melibatkan semua orang
9. Perubahan bisnis adalah perjalanan bukan hasil.

Proses adalah hasil bukan kerja

Yang penting adalah hasilnya bukan kerjanya. Bahwa selain konsumer yang langsung juga diperhatikan stakeholder yang lain seperti pemilik. Hasil merupakan bagian terpenting dari proses, contoh paraf kecil pada pembuatan surat. Hasil harus dinyatakan jelas ada output harus bisa diklasifikasi.

Countable harus dilakukan pengukuran / dibuat aplikasi / sensor.

Kenapa tekstil indonesia kalah dengan cina?, di china masih konsep craftworker yang berorientasi pada hasil.

Holistik yang melengkapi perbaikan proses

1. Workflow diagram (alur), ada pada buku Roger R. Pressman tentang Software Engineering tentang swimline diagram
2. Teknologi informasi
3. -
4. Proses akan baik jika memperhatikan orang yang didalamnya
5. -
6. -

Kita harus memperhatikan non teknis tapi kemungkinan bisa diminimalkan Information technology saja cukup.

Kalau perubahan secara cepat disebut dengan reingineering.

Timebox: setingan waktu kapan kira-kira selesainya, tidak melulu iteratif, apakah pertaham itu tergantung desainnnya

Misi

Misi adalah mimpi yang harus dicapai, akibatnya ada yang harus dikerjakan

Strategi kompetitif

1. Harga murah mutu sama
2. Kustomasi, kalangan tertentu suka hal-hal yang spesifik, produk tertentu dengan sasaran tertentu, atau sasarannya adalah semua.

Ketiganya misi, strategi, dan sasaran harus ada. Di Indonesia sasaran dan tujuan sering melekat pada pemimpin.

As-is bisa dianalogikan dengan foto barang, bisa dilihat plus dan minusnya

Fungsi dan Proses

Fungsi dan proses adayang dibedakan berdasarkan fungsi (misal: keuangan), wilayah (misal: pusat dan daerah), atau produk (misal: unilever, dengan produk sampo, sabun, dll).

Berbasis fungsi: contoh proses adalah saat konsumen membeli produk, pembeli akan melewati beberapa fungsi yang ada

Fungsi : berjalan vertikal

Proses: berjalan horizontal

Dalam sebuah fungsi bisa saja terdapat sebuah proses.

Berfokus pada fungsional saja, siapa sebenarnya pemilik proses?, misalnya orang membeli mobil berhubungan dengan sale, ketika mobilnya tidak datang-datang, maka pembeli mengontak sales, komentas si sales adalah:" kan sudah saya kirim, silahkan hubungi bagian delivery".

Tidak ada ketergantungan alat workflow dengan ASI (flowmap), semuanya tergantung kebutuhan saja.

CRM bukanlah proses tapi dia lintas fungsi.

Menetapkan Batasan Proses

Masalah dengan proses

Seringkali proses bisnis menjadi kambing hitam dalam kegagalan sebuah implementasi. Seringkali proses: rangkaian aktifitas fisik dan logik.............. , bahkan semua jobdesk juga dianggap sebagai proses. Kadang kala beberapa proses yang banyak dianggap satu buah proses saja padahal ruang lingkupnya besar.

Masalah dengan terminologi

Proses adalah:

Fungsi adalah pekerjaan

Aktifitas: fungsi yang dilakukan secara normal

Task: serangkaian potongan pekerjaan yang dilaksanakan dalam waktu tertentu

Ke 4 hal ini harus dipahami dengan baik

Prosedur: rangkaian task atau aktifitas, fungsi dari atas kebawah, proses dari kiri ke kanan

Apakah proses itu?

Langkah perusahaan untuk mengatur kerja dan sumberdaya dalam mencapai tujuannya. Terjadi kecenderungan organisasi mengelompokkan kerja dan sumberdaya menggunakan spesialisasi. Agar pegawai memahami proses dengan lebih lengkap perlu pegawai tersebut. Organisasi mencoba untuk mengatur berdasarkan output.

Proses bisnis: rangkaian kerja yang berhubungan yang dimulai dari even yang didapatkan dari hasil tertentu untuk konsumen proses tersebut. Kerja sehari-hari belum tentu proses karena bukan rangkaian. Proses bisnis dimulai dari suatu even tertentu. Bertujuan untuk mencapai hasil terrtentu atau ada awal dan akhir. Contoh: kuliah ada awal dan akhirnya, akademik bukanlah sebuah proses bisnis karena terlalu besar.

Fungsi marketing tidak menghasilkan apa-apa

Yang menghasilkan produk terteuntu

Kalau tidak menghasilkan produk bisa menjadi tanda tanya. Produk itu harus bisa diidentifikasi dan dihitung. Contoh hotel: berapa banya takmu, pendidikan: berapa banyak mahasiswa, rumah maakan: berapa banyak nasi. Contoh proses pengembangan produk baru, proses pemenuhan order, pengangkatan pegawai.

Contoh fungsi: riset dan development, help desk, telemarketing, human resource

Pemberian nama yang baik juga perlu dalam proses disampaikan berapa yang dibuat

Untuk konsumen dari proses

Konsumen adalah penerima hasil produk dari proses bisnis. Pada saat disain proses kita juga memperhatikan kepentingan stakeholder. Misal proses warung, pesan-makan, kalau itu saja stakeholder rugi, maka harus ada proses yang ketiga yakni proses bayar, pesan-makan-bayar.

Konsumen: terkena dampak langsung dari proses

Stakeholder: bisa eksternal dan internal

Dimulai dari respon untuk efek-efek tertentu

Kita harus bisa melacak penyebab proses, even adalah sesuatu yang membuat proses itu berjalan. Even: permintaan khusus, karena adanya permintaan tenaga kerja pendidik maka berjalanlah proses pendidikan.

Karena ada orang yang lapar maka ada proses warung. Harus ada even / trigger yang memulai proses tersebut untuk berjalan.

Work task

Potongan-potongan kegiatan yang bisa kita sebut sebagai langkah. Yang dikerjakan pada satu / lebih aktor yang bekerjasama. Misal: pabrik melalu beberapa langkah, operasi.

Tapi beberapa pekerjaan melalu meja mengisi paraf kecil-kecil

Kumpulan yang saling berhubunngan

Hubungan antar proses bisa saling dilacak kembali sehingga ditemukan event / trigger pencetusnya yang mana.

Proses bisnis vs. fungsi

Semenjak dahulu organisasi dikelola berdasarkan fungsi. Proses bisnis bisa mengalir dari fungsi ke fungsi lain. Berjalan horizontal dalam fungsi-fungsi. Karena seringkali tidak didefinisikan engan baik, sering terjadi masalah stovepipe (sumbu kompor) tapi aada cross-functional process seperti CRM yang dianggap sebagai sebuah proses yang dikenal dengan istilah "horizontal silos"

Proyek bisnis dan skop proyek

Semua proyek membutuhkan lingkup yang tegas. Jika dalam bentuk lisan tidak bisa menjadi pegangan. Sebagian besar pengembangan TI dalam bentul fungsional bukan proses

Konsekwensinya adalah:

1. Arah proses yang berputar
2. Improvement malah mengacaukan
3. Menambah masalah yang lain

Proses bisnis

Proses bisnis mempunyai even pada awal yang menjadi trigger yang bisa berawal dari dalam / luar. Proses harus membuat hasil yang bisa diukur. Berorientasi pada konsumen (biasanya trigger awal). Proses bisnis akan melintasi departemen, unit kerja dan sebagainya. Contoh penerimaan mahasiswa baru, dimulai dari bagian akademik, kemudian mahasiswa memilih matakuliah yang berhubungan dengan pra sarana, kemudian kebagian keuangan, kemudian kembali ke bagian akademik, namun ada juga yang hanya berada dalam satu departemen.

Proses yang lebih besar lebih mudah ditangani, semakin banyak aktifitas semakin mudah di di identifikasi karena dia membawa data dan informasi

Lingkup proyek

Lingkup proyek sebaiknya tidak melebih wewenang pemberi tugas tersebut.

Jika sebuah proyek panjang jangan dilakukan sebagian saja. Rangkaian aktifitas crossfunctional seringkali tidak berdampak baik. Karena pada dasarnya menjadi kumpulan aktifitas yang tidak membentuk proses yang utuh.

Masalah umum dalam menentukan batas proses

1. Terlalu besar (bodylock error)
2. Terlalu kecil (bodylock error)
3. Seringkali aktifitas-aktifitas dikumpulan yang bukan merupakan suatu proses

Untuk menghindari kesalahan tersebut ada 3 prinsip dasar:

1. Bottom up, yakni upaya identifikasi proses dilakukan dengan mengumpulkan seluruh pihak yang terlibat dalam aktifitas. Perlu mengumpulkan semua orang untuk klarifikasi
2. Identifikasi proses-proses yang berada diluar batasan pekerjaan kita (supaya kita bisa membuat batasan)
3. Gunakan penamaan yang baik dengan peraturaan penamaan tertentu

Ruanglingkup komponen dari dari proses

Penamaan proses menggunakan verb-noun

Tentukan trigger apa yang memicu proses bisnis

Hasil yang dicapai oleh proses tersebut, terutama dari sudut pandang yang berbeda baik dari pemroses maupun dari konsumen. Idealnya adalah top down, tapi konsumen harus diikut sertakan setelah itu

Konsumen yang meneruma hasil

Kita harus perhatikan stakeholder lain yang terlibat dan hasil yang mereka harapkan.

Pada dasarnya suatu proses terdiri dari 5-7 milestone utama

Harus dinyatakan pelaku-pelaku yang terlibat dalam proses, bisa orang bisa mesin (pelaku)

Mekanisme yang dilakukan untuk mendukung jalannya proses

Waktu dan frekwensi

Proses lain yang bereleasi namun diluar ruang lingkup

Komponen yang akan dituliskan ketika kita mendefinisikan proses

Proses Map seluruhnya

Gambar keseluruhan proses map untuk area suppy management

Identifikasi proses

Top down

Bottom up

Langkah-langkah:

1. Brainstorming (pengumpulan pendapat yang tidak boleh dibantah). Walaupun dugaan sudah ada namun info tetap perlu. Semua aktifitas dikumpul
2. Rangkaian aktifitas kita hubungkan. Berikutnya identifikasi rasio, pada saat merangkai aktifitas kita juga merangkai keterhubungan antar aktifitas 1:1, hubungannya 1:1, 1:M satu ke banyak. Jika rangkaian aktifitas adalah 1:1 maka itu dikatakan proses yang baik. Jika 1:M atau M:1 maka salah satu proses akan menunggu.
3. Kelompokkan proses berdasarkan frekwensi

Penamaan proses juga harus menghindari sejumlah nama tertentu.

Tentukan even yang menjadi trigger

Ada trigger yang dari luar (core business)

Supporting proses biasanya dari internal

Event dilaksanakan oleh pelaku

Identifikasi keterlibatan stakeholder

Kita harus membedakan antara hasil dan tujuan perusahaan. Kumpulan hasil (output) bisa menunjukkan tujuan kita bisa tercapai atau tidak

Identifikasi langkah-langkah utama

Ada bisa lebih dari satu pandangan, misalnya satu orang berpendapat ada 3 proses. Ada yang berpendapat ada 3 proses

Identifikasi peran

Organisasi utama dan fungsi pekerjaan yang terlibat

Pilih prosesnya

1. Tentukan intervensi
2. 
   
   
   
   1. Adanya permintaan perbaikan kita harus mengidentifikasi apakah itu merupakan proses bisnis atau tidak
   2. Apakah manfaat yang dihasilkan sudah crossfunctional
   3. Ini harus dikemas sebagai sebuah proses utama
   4. Dalam kebanyakan proyek
   
   

i. Terima pengarahan

ii. Lakukan manipulasi

2. Pendekatan analisis

Langkah-langkahnya:

1. Tentukan critical success factor

Biasanya ini bersifat individual / organisasional, contoh: ada walikota padang panjang: walikota rumah sakit

2. Tentukan proses utama
3. Kita harus membuat matrik untuk menggabungkan critical success faktor dengan proses yang ada dan bagaimana masuknya
4. Assess the brokeness of each process

Proses dan Permodelan Enterprise: Beberapa Defenisi

Bisnis


Bisnis adalah suatu rangkaian tahapan / prosedur dari kegiatan manufaktur atau lainnya (oxford dictionary). Bisnis juga dapat dikatakan sebagai kumpulan aktifitas, yang dikumpulkan bersama, membuat value bagi customer, contohnya produk baru bagi konsumen, kegiatan ini saling berhubungan. Sedangkan menurut dictionary.com bisnis adalah kumpulan aksi, perubahan, atau fungsi yang menghasilkan sesuatu.




Value


Bagi mahasiswa yang kost , ketika mencuci baju maka menggunakan penjepit baju untuk menjemurnya. Value dari penjepit baju disini adalah agar pakaian tidak jatuh, harganya murah. Sedangkan penjepit dasi supaya dasi tidak ikut jatuh ketika seseorang menunduk tetapi harganya mahal. Penjepit baju dinilai dari kegunaan, sedangkan penjepit dasi dinilai dari estetis. Value adalah sesuatu yang dipersepsi oleh penerimanya.


Penjepit dasi walaupun use valuenya adalah sama-sama menjepit tapi dia memiliki persepsi yang lebih tinggi dibandingkan dengan penjepit baju.


Dari value ini bisnis bisa diartikan sebagai suatu organisasi yang tujuan utamanya memberi nilai suatu hasil bagi penerimanya. Kegiatan organisasi disini, diasumsikan sebagai serangkaian tindakan yang dilakukan oleh organisasi.


Ada suatu kondisi yang mentrigger proses terjadinya bisnis tersebut. Sejumlah sumberdaya akan ditransformasi menjadi produk / jasa. Hasilnya bisa berupa fisik / non fisik. Contoh: perubahan fisik: pisang menjadi pisang goreng. Contoh perubahan logik: pasien menjadi sehat. Segala sesuatu kegiatan bisnis itu tidak berdasarkan keuangan, tujuannya untuk membentuk value.


Key Performance Indikator (KPIs)


Selain harus melayani konsumen, bisnis juga melakukan pengukuran performance, dengan menggunakan Key Performance indikator (indikator yang mengukur berjalan atau tidaknya bisnis tersebut). Kita contohkan sebuah perjalanan dari bandung ke jakarta. Goal indikatornya adalah jakarta, misalnya dapat dicapai dalam waktu 5 jam 10 menit. Performance indikator adalah alat bantu yang dipakai selama perjalanan, misal lewat tol bisa dipercepat menjadi 3 jam. Indikator minyak juga bisa kita jadikan patokan untuk pergi ke pom bensin atau tidak, apakah harus menunggu derek. Atau dinilai kondisi tol macet. Dashboard mobil juga bisa kita jadikan performance indikator.


KPIs kemudian dievaluasi untuk menentukan kembali requirement dari investor dan pemilik bisnis. Memuaskan konsumen dan pemilik bisnis sekaligus adalah sulit, karena keduanya bertentangan.


Yang kita butuhkan adalah bagaimana mengukur indikator-indikator kinerja bisnis

Transformasi Bisnis


Bisnis menggunakan beberapa sumberdaya yang bisa digunakan ulang untuk memungkinkan transformasi tersebut. Kapabilitas ini meliputi:


1. proses bisnis yang cross functional , menariknya bisnis mungkin tidak mengenal ini sebagai sebuah proses. Contohnya adalah PMB


2. fasilitas fisik yang meliputi kantor, pabrik, perlengkapan, dan peralatan


3. teknologi komputer dan telekomunikasi, ini memungkinkan aliran informasi, sharing pengetahuan, dan komunikasi


4. sumberdaya manusia



Function


Function adalah aktifitas atau tindakan yang dilakukan agar menghasilkan sesuatu yang sesuai dengan yang diiinginkan. Contoh fungsi adalah DPR yang membuat aturan, presiden yang melaksanakan aturan, dan bagian keuangan yang mengelola keuangan.


Tindakan itu bisa kita sebut fungsional jika sesuai dengan yang kita inginkan bukan dari sisi produk yang dihasilkannya.


Kebutuhan membuat aturan: bagaimana membuat agar aturan itu terwujud bukan dari produk hasilnya.


Pembagian fungsi


1. Fungsi dasar adalah karakteristik atau sesuatu yang harus dicapai akibat dari solusi teknis yang kita pilih. Misalnya jendela yang fungsinya untuk mentransmisi cahaya dan udara. Jika solusi teknis kita memakai kaca karena yang diinginkan adalah mendapatkan cahaya, jika fungsi yang diinginkan utnuk udara maka pakai kayu berlubang-lubang atau kawat nyamuk


2. Fungsi sekunder adalah kinerja yang kita lakukan dalam rangka hal lainnya. Contohnya penjepit dasi dan penjepit baju mempunyai fungsi yang sama, namun penjepit dasi diberi fungsi tambahan dari sisi tampilan sehingga harganya bisa menjadi lebih mahal



Biaya


Adalah sesuatu yang kita bayarkan karena kita memperoleh manfaat dari produk tersebut. "one man price is another man cost".


Sesuatu yang dipersepsi tadi dicoba untuk dikualifikasi maka digunakan ukuran dalam bentuk mata uang, usaha, pertukaran dan lain-lain yang menyatakan keinginan akan suatu produk/kondisi ideal.


Sehingga dinyatakan:

Value=Function/Cost




Artinya dari sisi proses, suatu proses akan bernilai baik jika valuenya tinggi, hal ini bisa kita buat karena fungsinya tinggi atau costnya yang kita rendahkan. Zaman dahulu mainan anak berasal dari kayu sehingga harganya mahal, sekarang mainan dibuat dari plastik harganya lebih murah namun fungsinya tetap sama.


Bagaimana kita bisa memiliki proses yang valuenya tinggi.


Sebelum kita membuat surat dalam sebuah instansi pemerintah, biasanya ada paraf dari beberapa kepala unit tertentu. Itu adalah bentuk ketidak percayaan pimpinan, ini tidak memiliki nilai tambah sama sekali. Hanya supaya yang ditandatangani benar, dia minta anak buahnya untuk bertangggungjawab.


Bagaimana kita nantinya mengurangi cost


Fugction lebih dari sesuatu dari awal yang kita semua terkait dengan investasi / pengadaan. Misal mainan anak-anak yang dari kayu lebih tahan dibandingkan dengan dengan yang dari plastik.


Rumus itu sebaiknya dari sudut pandang produser



Worth


Adalah nilai minimal yang dikeluarkan sehingga kita mampu memberikan fungsi yang diinginkan


Asumsinya dalam membut produk / jasa ada batasan minimal yang tidak boleh dilanggar sehingga sebagai produsen kita tidak rugi.


Function akan dibreakdown dari fungsi-fungsi utama, fungsi dasar diidentifikasi kemudian biaya yang dikeluarkan untuk fungsi dasar itu disebut worth.


Tujuan utama adalah untuk menghilangkan variasi yang tidak perlu. Misal jika terjadi disaster.


Untuk produk yang sama dengan vendor-vendor lain, requrement sekarang kearah mana?, fungsi, estetik. Misal bank yang memiliki fasilitas internet banking.


Waktu proses: worth


Waktu siklus: cost


Misal ada Dr. A yang pasiennya banyak. Waktu proses: waktu selama kita dilayai oleh si dokter (worth), waktu siklus adalah waktu kita datang sampai kita pulang (cost). Bagiamana caranya yang tidak terpakai itu bisa dihilangkan.


Value analysis


Adalah mengidentifikasi dan mengeliminasi biaya yang tidak perlu (yang tidak terkait dengan produk atau kepuasan konsumen). Function kok tidak dihitung?


Managing without manager: Orang anak kaya, satu-satunya anak dari seorang direktur. Diwariskan perusahaan padanya sedangkan dia tidak bermiat. Sehingga dia membuat kebijakan yang aneh. Anak buahnya tidak diberikan kewajiban apa-apa, tidak ada batasan jam masuk, Cuma karena pekerjaan bersifat sekuensial, jika salah satu proses tidak ada mengakibatkan harus ada kesepakatan. Gaji juga begitu terserah, asal sesuai dengan kinerja. Sppd juga diberikan untuk masing-masing batian.


Jadi harus diidentifikasi apakah culture, adalah pembuat aturan yang tidak jelas


Proses


Adalah kumpulan tugas yang secara logika saling berhubungan yang digunakan untuk mencapai hasil bisnis yang telah didefinisikan. Proses adalah kumpulan tindakan yang menggunakan input, dan kemudian menambahkan value untuk mendapatkan output yang diinginkan.




Kita ambil contoh beli ayam di KFC, para pelanggan dibudayakan untuk antri. Ini adalah contoh value dengan minimalisasi jumlah biaya. Dengan memberikan image moderniasi sehingga pelayannya bisa berkurang.


Contoh lain adalah pelayanan online, mengurangi jumlah pegawai untuk menawarkan barang, menerima uang dan lain sebagainya.


Identifikasi proses seperti ini banyak berhasil jika aktifitasnya bisa diamati secara fisik (contohnya manufaktur). Untuk jasa ini agak sulit dilakukan, (misalnya software house)


Ada upaya untuk membedakan value berdasarkan unit usaha.


Macam-macam Proses


1. Inti, adalah kegiatan untuk menambahkan value yang mempertemukan kebutuhan bisnis dan konsumen


Pada saat kit datang ke organisasi biasanya ada penguasa-penguasa kecil yang menyatakan bahwa proses dia adalah yang paling utama diorganisasi tersebut. Proses utama dikaitkan dengan mimpi utama dari perusahaan / organisasi tersebut.


Contoh proses utama di rumah makan: belanja, masak, sajikan.


2. Pendukung, kegiatan yang memungkinkan proses inti untuk berjalan


Proses Bisnis


Adalah kumpulan tugas atau kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yang bisa diselesaikan dengan secara berurutan atau paralel, oleh orang atau sistem, baik diluar atau didalam organisasi (buttler group).


Tugas telah didefinisikan sebelumnya dan proses bisa diulang-ulang. Urutan tugas dalam proses biasanya sangat penting.


Sayangnya seringkali proses itu berjalan secara horizontal. Karena melewati marketing yang kemudian dilempar kebagian operasi diteruskan ke keuangan untuk keperluan penyerahan produk, oleh karena itu masing-masing bagian cenderung berfikir untuk dirinya sendiri. Di sisi lain konsumen tidaak mau tahu, karena dia berurusan dengan marketing maka tentunya dia berharap sampai selesai urusannya tetap dengan marketing juga.

Disarikan dari kuliah Proses dan Permodelan Enterprise Bapak Kridanto Surendro dan berbagai sumber

Proses dan Permodelan Enterprise: Sejarah Proses

Ada 4 tahapan dalam sejarah pengembangan proses SDLC:


1. The age of craftworker


2. The age of factory


3. The age of specialist


4. Reingineering

1. The Age of craftworker


Ciri-ciri utama:


- Terjadi pada kurun waktu pertengahan abad 18 sebelum revolusi industri


- Kebanyakan produk dihasilkan oleh pengrajin


- Proses dan produk tidak ada bedanya, jadi seandainya ada usaha untuk mengukur pekerjaan itu sama dengan mengukur produk


- Dikeerjakan di satu tempat




- Satu pekerja mengerjakan seluruh proses

Kelebihan


- Pekerja mengetahui dengan jelas pelanggan, barang, jasa yang diproduksi dan tujuannya diproduksi


- Konsumen hanya perlu menghubungi satu kontak untuk masalah apapun, sebagai contoh adalah penjahit. Sang pelanggan jika ingin memperbaiki baju hanya perlu datang saja kepenjahitnya


- Pengrajin mengetahui proses dari awal sampai dengan akhir


- Tidak terjadi miskomunikasi antar spesialis

Kelemahan:


- Terdapat satu titik penyebab kegagalan, sebagaimana satu titik penyebab kesuksesan, karena bergantung pada satu orang


- Permintaan yang banyak menunjukkan kualitas, pekerja tidak seluruhnya memiliki kemampuan baik di semua aspek


- Output terbatas


- Pengrajin baru harus sudah memiliki kemampuan yang baik, artinya orang dengan kemampuan biasa-biasa saja tidak bisa langsung menjadi pengrajin, tapi harus melakukan magang, kerja praktek atau sebagainya.



Produk cina membanjiri Indonesia karena produk yang dihasilkan bukan berdasarkan jam kerja (bukan seperti di Indonesia), namun berdasarkan kinerja, semakin tinggi kinerja semakin tinggi penghargaan. Sedangkan di Indonesia yang dibutuhkan adalah checklist jam masuk, dan checklist jam keluar. Untuk industri tertentu tetap menggunakan pengrajin, dengan produk akhir sebagai imbalan.




2. The age of Factory


Ciri-ciri:


- Didorong oleh mesin uap yang ditemukan oleh James Watt


- Mulai ada pembagian pekerjaan


- Jumlah perproduksi perpekerja meningkat drastis, akan sangat efisien sebab kerja sudah dibagi-bagi.


- Dibentuk divisi kerja dengan spesialisasi yang lebih fokus

3. The age of specialist


Ciri-ciri


- Revolusi industri menyebabkan kebutuhan spesialis meningkat, tidak hanya di manufaktur saja merembet pada fungsi-fungsi lain, seperti keuangan dan lain-lain


- Penyempurnaan produk dengan memanfaatkan riset dan pengembangan


- Mulai ada manajer profesional untuk perencanaan dan pengontrolan


- Organisasi mulai dibangun dengan struktur berdasarkan pembagian fungsi

Kelebihan:


- Output bertambah dengan kualitas yang konsisten


- Lebih mudah mengatur pekerja


- Pekerja memiliki keahlian yang baik pada spesialisasi yang bersangkutan


- Spesialisasi dapat ditambah / dikurangi dengan mudah


- Organisasi diatur dengan manajemen profesional

Kelemahan:


- Fokus pada efisiensi lokal, jika pada bagian pemasaran hanya fokus pada bagian pemasaran yang baik saja


- Pelayanan menurun karena customer tidak dapat melihat proses


- Kurangnya komunikasi


- Merendahkan akuntabilitas individual (dianggap karyawan tidak berpengaruh terhadap produk), perbedaan antara akuntabilitas dengan responsibilitas: akuntabilitas lebih kearah luar, sedangkan responsibilitas: lebih kearah dalam

Kelemahan organisasi fungsional


Organisasi memiliki tujuan umum, sedangkan orientasi fungsional tidak memiliki tujuan umum. Setiap bagian hanya peduli dengan dirinya sendiri. Tidak saling mendukung.


Ada satu masalah yang dikenal dengan istilah masalah sumbu kompor / stove pipe, dengan berbagai kriteria berikut ini:


Sumbu kompor tidak standar ada yang keras, ada yang lunak, ada sumbu yang cepat habis ada yang sumbunya tahan lama. Masing-masing sumbu sibuk dengan dirinya sendiri.

Functional Silo / Stove Pipe


Permasalahan yang terjadi kalau pola pikir terpisah-pisah. Bagaimana proses bisa berjalan dengan baik jika tidak bekerjasama.

Kelemahan


- Pekerjaan suatu divisi dapat dinegasikan oleh divisi lain


- Terjadi waktu tunda pada proses ketika pekerjaan pindah dari satu divisi ke divisi yang lain

4. Reingineering


Dengan reingineering kita menghapus apa yang ada di industri revolusi "Reingineering undoing the industrial revolution". Reingineering berorientasi proses bukan fungsi.


Banyak terjadi kegagalan, hampir 70-80% proyek BPR gagal. Proses-proses yang dipisah sebelumnya disatukan di reingineering.


Kelebihan


- Fokus yang cukup terhadap kustomer dan outcome


- Efisiensi meningkat jauh


- Birokrasi menjadi lebih sederhana


Kelemahan


- Lebih sulit diatur


- Pekerjaan individu lebih luas


- Sulit diimplementasi


- Invest teknologi yang besar

Salah satu proyek reingineering sukses adalah bank. Dulu di bank ada banyak loket, masing-masing loket membidangi hal-hal yang berbeda, kalau mau menabung disatu paket, maka ada satu loket untuk paket tersebut. Misal untuk bank BRI, ada loket Simpedes, BRITAMA, dll. Sedangkan sekarang, hanya ada 2 loket yakni Front Office, dan loket Cashier. Cashier akan melayani penbidgambilan atau pentransferan untuk semua kategori, sedangkan front office (sebagian bank menamakannya Customer Service) menangani hal-hal yang lebih kasuistik seperti pembuatan rekening, penutupan rekening, dll.

Disarikan dari kuliah Proses dan Permodelan Enterprise Bersama Bapak Kridanto Surendro dan berbagai sumber

Proses dan Permodelan Enterprise: Proses Bisnis

Ide dasar proses bisnis berasal dari Matakuliah Software Engineering. Dikarenakan karakteristik software yang berbeda dengan manufaktur (dunia nyata tempat software di jalankan). Dalam pengajaran di software engineering pembuatan software selalu dibatasi dengan permasalahan tertentu, dan proses-proses yang dicontohkan umumnya telah disederhanakan. Akibatnya sering terjadi ketidaksamaan software yang dibuat dengan executive guide for IT (maksudnya terjadi perbedaan antara panduan penggunaan aplikasi dengan kenyataan di lapanagan). Manajemen IT tidak mengetahui tentang bisnis secara baik, begitu juga sebaliknya Manajemen Bisnis tidak mempunyai basis pengetahuan IT yang bagus pula.

Untuk mengatasi gap tersebut dibutuhkan pemahaman proses bisnis dan bagaimana memodelkan Enterprise (kita bisa menggunakan istilah perusahaan atau bagian perusahaan untuk enterprise ini).

Ada 3 hal yang akan dibahas dalam proses dan permodelan sebuah enterprise yakni:

1. Analisisi proses bisnis, yang membahas tentang aliran kerja proses bisnis
2. Penerapan bisnis (Manajemen proses bisnis)
3. Permodelan enterprise
   

Istilah Bussiness Process Engineering sendiri di Indonesia telah berkembang menjadi Transformasi.

Ada istilah lama yang berbunyi:
Old process with new technology = VERY EXPENSIVE OLD PROCES!
. Kenapa bisa begitu?, karena urut-urutan prosesnya masih berdasarkan kondisi sebelumnya, hanya mengganti teknologi dari manual ke komputerisasi. Padahal yang harus menjadi perhatian bahwa yang harus diperbaiki bukan hanya teknologi tetapi juga harus memperbaiki proses lamanya. Tidak hanya proses saja, sebenarnya kalau perlu kita mengubah sampai ke hal-hal yang paling mendasari proses tersebut, peraturan atau undang-undang misalnya.

Kelompok IT sering mengalami permintaan yang berlebih, hal ini disebabkan karena:

1. Permintaan IT sering tidak terstruktur
2. Orang-orang IT tidak mempunyai proses formal tentang pengurutan pekerjaan
3. Seringkali tindakan orang IT adalah reaktif, ada permintaan baru permintaan itu dilaksanakan. Jika ada permintaan untuk menggunakan e-learning, maka baru orang IT berupaya untuk menggunakan e-learning, jika ada kebutuhan untuk antisipasi pornografi baru orang IT bergerak. Seharusnya dalam kondisi saat ini, orang IT haruslah lebih proaktif

Hal ini disebabkan karena dalam pengajaran IT, para pengajar memposisikan orang IT sebagai Black Box (kotak hitam khusus untuk masing-masing keahlian, ahli software berkutat hanya di software, pakar jaringan hanya membahas jaringan, pakar telematika hanya membahas telematika, sering berkata "oh itu bukan ranah saya.."), sehingga seringkali orang IT memiliki cara pandang bisnis yang sangat rendah, dampaknya kepuasan kustomer menjadi rendah. Padahal harus menjadi perhatian agar kita bisa memahami proses bisnis, proses-proses apa saja yang terjadi dalam bisnis, serta bagaimana cara kerja mereka. Black Box tersebut mengakibatkan pulau-pulau IT, sehingga informasi yang ada dalam sebuah perusahaan menajadi menyebar. Akibatnya dampak yang sangat besar terhadap biaya maintenance dan upgrading yang sangat tinggi.

Terkait dengan peraturan yang harus diubah, kita misalkan saja maintenance dan upgrading tadi. Dalam pemerintahan kita tidak dikenal istilah maintenance dan upgrading, jadi kalau ingin memperbaiki persediaan barang yang ada maka harus dilakukan pengadaan barang baru. Hal ini juga terkait dengan software dan data yang tidak dianggap sebagai aset, padahal maintenance dan upgrading software dan data membutuhkan sumberdaya dan biaya yang tidak sedikit.

Proses Software Development Life Cycle

Kebanyakan yang terjadi saat ini adalah praktisi TI mengerjakan semua proses itu secara mandiri, padahal sebaiknya dikerjakan dengan kerjasama dengan berbagai pihak.

Untuk pengertian implementation sendiri terdapat perbedaan mendasar antara kalangan bisnis dengan IT, kalangan bisnis beranggapan bahwa implementation adalah proses penerapan sistem yang telah dikembangkan. Sedangkan bagi kalangan IT Implementation adalah proses CODING!.

Analisis ->

- mengerti as is system

- identifikasikan pegembangan

- membangun konsep menjadi to be system

Isi yang seharusnya ada dalam sebuah kegiatan analisa adalah:

1. menggambarkan potret kegiatan/proses yang sedang berjalan
2. usulan perbaikan yang diberikan

Tool tidak harus dikelompokkan, semuanya tergantung penggunaanya, tidak perlu digunakan istilah tool lama maupun tool baru. Termasuk dalam hal ini DFD, dan lain sebagainya, sebuah tool akan bermanfaat jika bisa digunakan untuk proses dimaksud.

Identifikasi

Yang dimaksud dengan identifikasi adalah bagaimana mengidentifikasi fungsi-fungsi supaya dijalankan dengan baik oleh organisasi tersebut. Hal ini dibatasi oleh pemetaan proses.

Catt: Disarikan berdasarkan pemahaman penulis dari kuliah Proses dan Permodelan Enterprise bersama Bapak Kridanto Surendro dan berbagai sumber

Informatika, Engineering, Matematika dan Manajemen

Sekarang saya memandang dunia sistem informasi itu rasanya dengan sedikit agak terang. Banyak sih teori-teori, kurva dan kuadran yang berkaitan dengan sistem informasi, namun apa gunanya teori ketika tidak terbayangkan untuk mengimplementasikannya, tul ndak?, berguru dari analis dan praktisi, mereka memiliki kemampuan untuk memetakan masing-masing teori tersebut kedalam kasus yang sudah pernah dia pecahkan, ckckckk, daku ta'jub dengan keluasan ilmu informatika.

Pemahaman yang saya bawa kemana-mana selama ini memang lebih menekankan bahwa informatika itu dekatnya dengan engineering (kalau di bahasa indonesiakan sih namanya rekayasa, terlepas cocok atau tidaknya, untuk sementara tetap kita gunakan istilah ini saja dulu). Pemahaman mengenai teknik-teknik permodelan aplikasi, cara membuat requirement system, programming, memetakan kasus kedalam sebuah bagan (ASI, DFD, ERD) atau kurva matematik (BCG Matrix, Hype Cycle) . Memang, sekilas saya lebih memandang kedekatan informatika dengan matematika, minimalnya algoritma, logika, himpunan de el el. Benar, komputasi adalah akar dari informatika, dari logika dan algoritmalah semua ilmu engineering berasal, dan saya senang saja penciptanya adalah Abu Abdullah Ibnu Musa Al Khwaritzmi (dalam lidah orang barat dibaca algoritm, ceritanya begitu makanya nama ilmunya algoritma). Tentu saja itu menjadi kontribusi Islam :), sebagai muslim wajar dong seneng.

Tapi saya sepertinya lupa, bahwa induk dari informatika sendiri, selain matematika adalah ilmu manajemen, sebagaimana disampaikan John Piot, The Executive Guide to Information Technology, "ada jurang antara pihak manajemen dengan IT", IT hanya dipandang menghabis-habiskan dana saja. Karena biasanya mereka setiap tahunnya selalu menaikkan anggaran, namun tidak terjadi peningkatan yang signifikan terhadap kinerja. Dalam IT Doesnt Matter, malah disampaikan, jika perusahaan menginvestasikan dananya untuk menambah daya listrik keperluan kantor, maka kinerjanya akan langsung nampak (lampu-lampu sertamerta hidup, tidak ada lagi istilah mati lampu karena kekurangan daya, serta kinerja-kinerja yang langsung tampak ketika dilakukan penambahan daya), tidak sama dengan TI yang diinvestasi namun malah tidak menghasilkan kinerja seperti yang diinginkan (contoh dari Pak Kridanto Surendro diambil dari "IT Doesnt Matter"), kalaupun ada kinerjanya tidak terukur, apakah sudah bisa menjawab investasi yang diberikan atau belum? siapa yang tahu?.

Hal ini dilatarbelakangi oleh kemampuan orang-orang yang menjadi manajer TI tidak memiliki kemampuan manajemen, namun biasanya praktisi yang ahli dibidangnya. Sehingga tentu saja memiliki kemampuan teknis yang lebih baik, dan bekerja sebagaimana layaknya praktisi, meskipun manajemen adalah keterampilan bukan sebuah ilmu, namun keterampilan jika ditambah dengan ilmu bukannya akan lebih baik?, karena itu sokongan manajemen sangat besar dalam informatika. Dalam menjembatani gap antara Manajemen dan IT. Tidak salah salah satu konsentrasinya adalah Manajemen dan Informatika. Maka tidak mengherankan banyak orang dengan prestasi biasa saja dalam mata orang informatika (tidak mampu melakukan pemrograman, IPK tidak terlalu tinggi), melenggang dengan sukses sebagai manajer IT. Mereka memiliki kemampuan manajemen!, mengelola sumberdaya-sumberdaya yang ada (termasuk orang) dan mengarahkannya ke satu arah: mencapai tujuan!. Bagaimana seorang pakar visual basic bisa memimpin tim?, kalau dia hanya maunya bekerja sendiri, bikin proyek sendiri, bikin disain repot sendiri, bikin kontrak sendiri, bikin modul sendiri, sampai koding juga sendirian (karena takut ilmunya ditiru orang lain :P). Sedangkan melimpahkan wewenang adalah bagian utama dari "gawe" seorang manajer, selain tentunya mengambil keputusan.

Tren Business Intelligence

Saya melihat ada beberapa perbedaan signifikan dalam kurikulum manajemen informatika. Secara keberadaan manajemen informatika adalah untuk menghasilkan para praktisi TI yang siap pakai sebagai programmer, maka tentu saja mereka haruslah dibekali dengan teknologi-teknologi terkini yang siap pakai.

Saya melihat untuk kecenderungan di Jawa. Aplikasi-aplikasi enterprise mulai diperkenalkan, sudah mulai diperkenalkan ERP, SAP, dan lain-lain. Kecenderungan enterprise yang sudah menjamah sampai pada top manager membuat peran TI dalam sebuah organisasi bukan sekedar penghasil laporan lagi. Tapi sesuai dengan disiplin ilmu Business Intelligence, peran TI adalah sebagai penghasil Dashboard bagi top manager.

Dashboard berbeda dengan jenis-jenis report yang biasa digunakan, seperti laporan penjualan, laporan rugi laba, stok dan lain-lain. Jenis laporan ini biasanya berbentuk grafis yang menunjukkan status keadaan perusahaan / organisasi terkini saat ini. Grafis yang digunakan tergantung pada pendekatan dashboard yang dipilih apakah menggunakan business scorecard atau balanced scorecard.

Business scorecard memandang kesehatan sebuah perusahaan berdasarkan beberapa faktor kunci. Salah satu yang terpenting tentu saja kondisi keuangan, laba yang meningkat, penjualan. Kemudian faktor-faktor kunci yang lain. Sedangkan untuk Balanced Scorecard mereka lebih menekankan bahwa kesehatan organisasi tidak melulu hanya dilihat dari sisi finansial saja. Harus ada beberapa poin lagi yang menjadi perhatian yakni konsumen (sejauh mana kepuasan konsumen, tingkat kembali konsumen setelah menggunakan jasa / produk, tingkat perpindahan konsumen), proses internal (kecepatan proses, efisiensi proses), dan pertumbuhan dan pembelajaran (berapa jumlah pelatihan untuk pegawai, pegawai yang sedang kuliah).

Masing-masing scorecard ini akan menghasilkan sebuah dashboard untuk manajer top level. Dengan hanya melihat dashboard ini seorang manajer akan melihat perusahaan sebagaimana seorang sopir melihat dashboard mobilnya, seorang supir bisa tahu kondisi minyak, tingkat kecepatan, KM yang terpakai dan lain-lain hanya dengan melihat dashboardnya. Dengan asumsi demikian seorang manajer juga memiliki kesamaan, dia bisa melihat kondisi kesehatan perusahaannya dengna hanya sekali pandang pada grafik di dashboardnya.

Prinsip scorecard ini sebenarnya cukup sederhana. Yang harus ditentukan adalah mencari faktor-faktor kunci apa yang berpengaruh terhadap kesehatan perusahaan (langkah yang paling sulit), kemudian menentukan target yang harus dicapai melalui benchmarking, studi banding, dan kemudian memproses data yang ada sehingga menjadi pengetahuan untuk input data bagi scorecard itu sendiri. Setelah data yang diinginkan didapat, langkah selanjutnya adalah menggunkaan software Dashboard seperti Balanced Scorecard Manager, iDashboard, atau CORDA CenterView, bahkan excel untuk menginterprestasikan data tersebut kedalam grafis yang bisa difahami oleh orang awam sekalipun. Sehingga pada akhirnya bisa membantu manajemen dalam mengambil keputusan.

Pertanyaannya sekarang.. sudahkan Manajemen Informatika kita juga dipersiapkan untuk hal-hal seperti ini? ini adalah kajian Business Intelligence, ilmu yang menurut saya cukup luas, mencakup didalamnya datawarehouse, OLAP, OLTP, Data Mining, ETL, Data Mart. Sangat luas untuk dijadikan satu matakuliah, dengan adanya pendukung-pendukung tersebut bukan tak mungkin akan ada program studi Business Intelligence.

Setidaknya para mahasiswa perlu dipersiapkan dengan software Dashboard, itu menurut pendapat saya.

Efisiensi Rapat dengan menggunakan media diskusi digital seperti Mailing list, web komunitas, atau jejaring sosial

Dalam dunia perkantoran, rapat adalah salah satu sarana yang penting dalam pengambilan keputusan. Hal ini disebabkan karena rapat bisa menyatukan pendapat, menampung ide-ide baru yang sebelumnya tidak tergambar oleh pengambil kebijakan. Rapat juga digunakan sebagai sarana evaluasi untuk melihat sejauh mana tingkat kesuksesan sebuah event diadakan, atau rapat persiapan untuk melihat sejauh mana persiapan yang telah dilakukan.

Namun rapat kadang berlangsung alot, lama pada poin-poin yang kadang tidak substansial dan juga kadang berujung deadlock atau tanpa hasil. Karena perbedaan pendapat yang ada tidak bisa disatukan akhirnya karena waktu juga yang memisahkan saja, hasil rapat ternyata dikembalikan saja pada pimpinan sidang. Setelah hasil rapat diumumkan ternyata banyak yang kecewa karena aspirasinya ternyata tidak tersampaikan dalam rapat tersebut.

Rapat juga terasa pentingnya karena pihak manajemen sekarang tidak mau mengambil resiko, karena dukungan dari kalangan grass root pada era reformasi dan demokrasi sekarang sangatlah penting. Tanpa adanya kesepakatan bersama, kemungkinan keputusan yang telah diambil tidak akan mendapatkan dukungan dari manajemen tingkat bawah dan menengah, bahkan sampai ke tingkat pegawai rendahan sendiri. Merasa aspirasinya tidak tersalurkan bisa mengakibatkan (paling parahnya) para pegawai turun ke jalan dengan membawa spanduk "kami tidak setuju!". Hal inilah salah satu yang membuat rapat menjadi bagian yang penting dalam kebudayaan perkantoran kita.

Kadang kala untuk hal yang sepele pun rapat tetap harus dilaksanakan. Akibatnya tentu saja hari-hari pegawai sering dihiasi dengan rapat yang bisa menghabiskan waktu seharian penuh, yang kadang kala juga berakhir deadlock. Sebenarnya kita bisa mengefisienkan rapat dengan memanfaatkan media diskusi digital seperti mailing list (saya dapat ide ini dari Kang Onno W Purbo yang bercerita tentang cara beliau mengelola Perpustakaan ITB), web komunitas, atau jejaring sosial. Kita ambil contoh teknologi paling sederhana namun masih mumpuni sekarnag ini adalah Mailing List. Dengan mendaftar ke mailing list para pegawai, manajer dapat berdiskusi mengenai suatu masalah dalam bentuk digital. Para manajer hanya perlu mengemukaakan sebuah kasus dan menunggu respon dari pegawai atau bawahannya. Bagusnya ini dilaksanakan adalah selain hemat tempat dan waktu, otomatis media diskusi ini langsung terrekam kedalam media digital. "Rapat" pun bisa dilaksanakan berhari-hari sampai ditemukan titik temu yang pas.

Keuntungan lain adalah, tidak perlu dominan teknik meyakinkan dengan suara keras yang kerap terjadi dalam rapat-rapat langsung. Maksudnya ada yang mempertahankan pendapat dengan suara yang keras berusaha menekan pihak lain, padahal pendapat yang bersangkutan belum tentu mempunyai dasar, namun karena "suaranya yang keras" mengakibatkan audien hanya bisa mengangguk-angguk karena malas berkonfrontasi, atau bahkan karena mengantuk. Yang jelas salah satu budaya minang "babunyi dalam rapek" adalah satu hal yang masih terbawa sampai saat sekarang ini. Maksud ungkapan itu adalah, seseorang asal ikut dalam rapat maka dia wajib melontarkan pendapat, tidak tau apakah materinya relevan atau tidak yang jelas dia harus mengeluarkan pendapat!.

Keuntungan lain dari memanfaatkan mailing list adalah materi diskusi yang bebas dan kebebasan menyampaikan pendapat dengan didukung literatur juga membantu pegawai dan manajer bagai mana menulis dengan benar dan meyakinkan. Mailing list, web komunitas, atau jejaring sosial (seperti facebook dan frienster yang menyediakan sarana untuk diskusi) menurut saya merupakan salah satu solusi cerdas dalam menyikapi hausnya kita akan rapat, wassalam.

Memanfaatkan blog untuk Tugas Akhir dan skripsi

Saya terharu setelah membaca komentar pada http://www.riyuniza.co.cc/2008/07/source-code-buatan-siapa.html dan http://www.riyuniza.co.cc/2008/08/source-code-visual-basic-sistem.html, ternyata blog jelek saya ini ada gunanya. Alasan membuat blog ini sebenarnya karena kerisauan saya sewaktu kuliah dulu, sulitnya mencari source code yang lumayan lengkap untuk memperkaya Algoritma yang saya miliki, buku-buku yang ada biasanya mengupas masalah teori dan konsep2 yang ada. Padahal setelah mempelajari Source Code dari Bang Anto (sewaktu masih tinggal di rental Pandawa komputer), saya mempelajari banyaak sekali ilmu yang bahkan tidak bisa dibandingkan dengan membaca 3 buah buku.

Untuk 1 buah source code kita bisa belajar banyak logika, yang nantinya bbisa kita bandingkan dengan source code yang lain, dan karena langsung terap, membuat tingkat mengertinya lebih ke source nya bukan ke konsep. Ada minusnya memang, tapi hasilnya?, kita bisa membuat sebuah aplikasi, yang minimalnya mirip dengan source yang kita pelajari, syukur2 (DAN SEHARUSNYA!) bisa kita kembangkan lebih dari source yang ada.

Blog ini adalah hasil kerisauan tersebut, mudah2an bisa membantu adek2 atau mas2 atau teman2 dalam memberikan panduan yang walaupun tidak sempurna tapi setidaknya sebagai pondasi dalam pengembangan source2 code yang ingin dibuat. Silahkan didownload, dioprek dan dikembangkan semaksimal mungkin, bravo PROGRAMMER INDONESIA!

Pengaturan Jadwal yang Terpusat di Perguruan Tinggi: Sebuah kasus disain sistem informasi untuk seorang Sistem Analis

Sebagai seorang yang berada di lingkungan perguruan tinggi, tentu saja bersentuhan dengan hal tata tertib perguruan tinggi merupakan hal yang harus bin wajib. Sebagai seorang lulusan Sistem Informasi yang telah dipersiapkan untuk menjadi seorang Sistem Analis merupakan kewajiban bagi saya untuk turut memikirkan ketimpangan-ketimpangan serta kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang berjalan di lingkungan tempat saya bernaung.

Salah satu kasus di STAIN Batusangkar adalah pengelolaan jadwal yang dilakukan oleh masing-masing unit / program studi. STAIN Batusangkar memiliki 7 buah program studi yang tergabung dalam dua buah jurusan yakni jurusan Syariah dan Tarbiyah. Setiap awal semesternya, masing-masing program studi akan mempersiapkan jadwal, dosen yang akan mengajar, lokal tempat mengajar berdasarkan hasil rapat dengan kelompok keilmuan. Tentu saja ada dosen yang mengajar lintas program studi, artinya karena keilmuan yang dia miliki, dosen tersebut tidak hanya mengajar di sebuah program studi saja, namun bisa saja di tempat lain. Contohnya saja untuk dosen mata kuliah Bahasa Indonesia, mata kuliah PPKN (Civic Education), mata kuliah Fiqh, dan lain sebagainya.

Karena yang mengatur jadwal adalah masing-masing program studi tentu saja perlu dilakukan konfirmasi terlebih dulu dengan si dosen, apakah beliau bisa mengajar jam segini di lokal ini pada hari ini. Dan tentu saja kondisi ini membuat rentan terjadinya jadwal yang bentrok, dosen yang tidak bisa mengajar. Apalagi lokal yang digunakan juga relatif sama, sehingga jika ada dosen yang ingin melakukan kuliah pengganti (jika pada suatu pertemuan dosen yang bersangkutan berhalangan) dosen yang bersangkutan akan mengalami kesulitan. Sebab informasi mengenai lokal yang tidak digunakan pada waktu tertentu, tidak bisa didapatkan dari program studi.

Kondisi ini diperparah dengan adanya unit-unit diluar program studi yang juga punya wewenang untuk mengatur jadwal, unit-unit seperti laboratorium komputer, matakuliah intensif bahasa dan matakuliah praktek lainnya. Biasanya unit-unit ini akan mulai mengatur jadwal 2 minggu setelah perkuliahan di mulai (dianggap jadwal dari program studi sudah selesai, tidak terjadi tarik ulur lagi).

Padahal item-item yang dikerjakan relatif sama, dan sumberdaya yang digunakan pun sama, dosen yang sama, lokal yang sama, mahasiswa yang sama. Namun selalu terjadi kekacauan di setiap awal perkuliahan. Sebagai seorang sistem analis kita harus turut serta memberikan sumbangan, saya menyiapkan sebuah presentase tentang pengaturan jadwal yang terpusat, setelah berdiskusi dengan jurusan, program studi, dan unit-unit di STAIN Batusangkar. Akhirnya di awal semester ini disepakati untuk mulai menggunakan rancangan sistem yang saya gunakan, dengan dibantu oleh 2 orang expert dibidang matematik (saya merasa ini akan sangat erat kaitannya dengan matematik, konsep matrik, atau konsep kombinasi, sekarang saya masih mencari-cari landasan teori yang tepat).

Alhamdulillah, dengan kekurangan disana-sini, sekarang dosen tidak perlu mengalami kesulitan dalam mencari jadwal pengganti. Laporan ke pihak manajemen pun bisa dengan cepat disediakan karena pengaturan jadwal telah dilaksanakan oleh sebuah unit yang terpusat, setiap kegiatan mahasiswa bisa terpantau dengan kontrol jadwal yang ada pada unit pengatur jadwal.

Trus, untuk apa saya memposting ini?, jika anda seorang manajer di perguruan tinggi yang mengalami kendala yang sama dalam pengaturan jadwal atau seorang mahasiswa yang sedang menulis skripsi / tugas akhir, konsep disain untuk pengaturan jadwal yang terpusat mungkin bisa anda jadikan salah satu bahan pertimbangan untuk pengembangan sistem / proposal TA anda. Berikut ini saya sediakan powerpoint yang saya gunakan untuk memperkenalkan konsep ini, silahkan didownload disini, selamat belajar

Apa itu Manajemen Informatika?

Setelah kita memilih sebuah program studi, tentu saja kita harus mempersiapkan diri untuk menjadi seseorang yang sesuai dengan kompetensi program studi yang dimaksud. Sebab kalau tidak, sang mahasiswa akan terjebak dalam sebuah kondisi, dia belajar tetapi setelah tamat kuliah nantinya dia lebih menguasai ilmu yang berada di luar lingkup keilmuannya, ironis sekali.

Banyak mahasiswa Manajemen Informatika yang menganggap bahwa manajemen informatika mempelajari tentang komputer. Padahal tidak!, komputer tidak lebih merupakan sebuah alat yang digunakan oleh masyarakat manajemen informatika untuk mempelajari ilmunya.

Sama dengan seseorang yang belajar mengendarai mobil, mereka tidak belajar tentang cara membuat mobil, tapi menggunakan mobil untuk belajar ilmu mereka yakni "mengemudikan mobil". Materi ini saya sampaikan dalam orientasi program studi manajemen informatika semester ganjil 2008/2009 di ruangan jurusan syariah hari jum'at tanggal 5 September 2008 lalu, bagi yang ingin mendownload materinya silahkan download disini


Selamat belajar....

Mana Metodologi Penelitian Informatika yang Benar?

Sewaktu saya membuat skripsi dulu, metodologi penelitian lebih banyak mengacu kepada buku Analisis dan Perancangan Sistem Informasi oleh Jogiyanto H.M. dengan mengikuti alur yang rasanya juga diikuti oleh teman-teman seangkatan dan sebelum saya. Dengan urut-urutan pembuatan Alirans Sistem Informasi dari sistem yang lama, Aliran Sistem Informasi yang baru, yang kemudian diterjemahkan kedalam bentuk context diagram, dijabarkan dalam Data Flow Diagram.

Selanjutnya dilakukan normalisasi data sehingga menghasilkan bentuk database normal ke 3 (3NF). Sehingga menghasilkan Entity Relationship Diagram (ERD) Langkah selanjutnya adalah membuat disain output, input dan disain database, dan barulah programnya dibuat.

Walaupun mungkin ada perbedaan beberapa langkah, namun secara umum langkah-langkah tersebut dilakukan oleh setiap mahasiswa yang membuat skripsi.

Saya mulai mengikuti pelatihan-pelatihan penelitian, tingkat dasar dan tingkat lanjut yang diadakan oleh P3M Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar. Ternyata dari sejumlah penelitian yang dilakukan atau dicontohkan oleh pemateri, hanya ada 2 bentuk penelitian, yakni penelitian kualitatif dan penelitian kuantitatif.

Tentu saja hal ini menjadi pertanyaan besar bagi saya untuk setiap sesi pelatihan, dan alhamdulillah, tidak dijawab dengan memuaskan oleh masing-masing pemateri. Ada yang menyampaikan bahwa penelitian informatika (pengembangan sistem informasi, dll) termasuk pada penelitian experimen. Namun tetap dengan penjelasan yang kurang memuaskan, so.. pencarian dimulai..

Setelah diskusi dengan salah seorang mahasiswa pasca sarjana Universitas Negeri Padang (UNP) yang sedang menyelesaikan thesis. Beliau membuat sebuah produk (sebuah buku kerja, semacam Lembar Kerja Siswa / LKS) yang dibuat berdasarkan pendapat konstruktivisme untuk matakuliah tertentu.

Produk ini dirancang sesuai dengan prinsip2 konstruktivisme, kemudian diserahkan kepada validator (ahli matakuliah yang bersangkutan) untuk memperbaiki hasil rancangan yang telah dibuat. Kemudian rancangan diperbaiki lagi agar sesuai dengan pendapat validator. Sementara itu peneliti mengukur tingkat kebergunaan dari rancangan yang dia buat.

Hasil validasi ini kemudian dibuat laporan perubahannya, beserta dengan laporan dari pengukuran tingkat kebergunaan rancangan, Penelitian ini disebut dengan PENELITIAN PENGEMBANGAN. Saya sempat terpukau dengan konsep ini, seharusnya inikah yang harus dilakukan oleh seorang informatika?.

Saya kembali mencari solusi di gramedia, harusnya pasti ada yang membahas masalah ini, waww... pucuk dicinta ulam pun tiba. Saya melihat sebuah buku dari Jogiyanto HM, tentang METODOLOGI PENELITIAN INFORMATIKA. Segera dong dibeli, ini kan dedengkot Sistem Informasi.

Tetapi isinya sungguh diluar dugaan saya, ternyata disana Jogiyanto menjelaskan bahwa penelitian sistem informasi adalah merupakan bagian dari penelitian kualitatif atau penelitian kuantitatif. Dalam buku tersebut bahkan tidak menyinggung tentang alat bantu perancangan sistem seperti ASI, Context Diagram, atau Data Flow Diagram. Tetapi saya melihat contoh-contoh yang ditampilkan merupakan bentuk dari penelitian kuantitatif, sooo... makin pushiiingg..., pencarian tetap harus dilanjutkan.

Informasi terbaru saya dapatkan dari http://romisatriawahono.net yang menjelaskan dengan explisit bahwa MENGEMBANGKAN SISTEM INFORMASI BUKAN TERMASUK PENELITIAN!, waw... seandainya saja ini benar, saya melihat skripsi mahasiswa diberbagai perguruan tinggi seperti UPI, AMIK, STMIK di Sumatera Barat 70% nya adalah mengembangkan / merancang sistem informasi. Jadi, kalau begitu, kerja kita sejak tahun 1990-an semuanya salah?, sebab ini diaminkan oleh seorang Romi Satria Wahono dan Jogiyanto HM.

Dalam bukunya Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Berorientasi Objek, Adi Nugroho menyampaikan bahwa sistem yang kita gunakan selama ini merupakan sebuah Analisa dan Perancangan dengan METODOLOGI TERSTRUKTUR, dan yang digunakan sekarang adalah METODOLOGI BERORIENTASI OBJEK, dan saya melihat perancangan / pengembangan sistem informasi juga merupakan bagian dari penelitian, jadi mana yang benar?, kayaknya perlu ada kesepakatan secara nasional mengenai metodologi penelitian informatika, agar tidak terjadi kesalahan berjamaah yang terus berlanjut dari D3, S1, atau mungkin malah pasca sarjana, wallahu alam...., sooo.... selamat belajarr....

Aliran Sistem Informasi (ASI) Sistem Informasi Penjualan 2

Melanjutkan postingan yang kemaren, tentang Sistem Informasi Penjualan, berikut ini ada satu lagi contoh penggunaan Aliran Sistem Informasi (ASI) untuk Sistem Informasi Penjualan, mungkin bisa dibandingkan dengan yang sebelumnya atau kenyataan yang sebenarnya berlaku diperusahaan / tempat magang kita. Artikel ini digunakan sebagai pembanding atau pembangkit ide bagi anda yang ingin membuat tugas akhir atau skripsi yang mengetengahkan masalah sistem informasi penjualan. Silahkan jika ada tambahan dari pembaca berupa saran dan komentar..

Mengingat kemajuan ilmu dan tekhnologi semakin meningkat dan berkembang seiring dengan perkembangn ilmu pengetahuan, perubahan pun terjadi dalam sistem kerja. Hasil yang baik diperoleh melalui sistem kerja yang terkoordinir dengan baik. Untuk itu perlu dibuat rancangan sistem yang baru, yang dapat memberikan hasil yang lebih baik dari sistem yang lama. Dimana sistem yang baru ini akan memperbaiki kelemahan dari sistem yang lama. Pada bagian perumusan masalah telah dijelaskan bahwa, sistem yang sedang berjalan saat ini belum mampu untuk memberikan informasi sesuai dengan kebutuhan informasi yang semakin meningkat saat ini. Karena pembuatan laporan yang dibutuhkan masih menggunakan paket pemrograman yang bukan berorintasi pada data, sebagai contoh Microsoft Excel. Pada microsoft Exel file-file yang ada tidak bisa direlasikan, padahal laporan yang penjualan disusun dari hasil perelasian file-file yang ada. Artinya software ini hanya mampu menyelesaikan masalah yang bersifat umum.

Efek dari penggunaan cara kerja ini secara langsung berdampak terhadap keefektifitasan kerja sistem. Kelemahan tersebut dapat diidentifikasi dengan melihat bagaimana cara pembuatan laporan dengan mengelompokkan data-data penjualan yang ada secara manual. Pada tahap selanjutnya baru diisikan kedalam tabel sheet pada software mincrosoft Exel. Dari proses ini berakibat pengarsipan yang tidak perlu, dimana lembaran pengelompokkan dalam daftar tabel sama yang diarsip sama dengan yang ada pada file. Analisa sistem seperti ini sangat diperlukan dan akan dijelaskan lebih lanjut dengan memberikan beberapa usulan terbaik dalam menyelesaikan setiap masalah yang berhubunagan dengan pengolahan data Penjualan.

Aliran Sistem Informasi Lama

Proses aliran sistem informasi lama ini dimulai dari :

1. Distributor yang menyerahkan nota permintaan barang pada bagian marketing.

2. Bagian merketing kemudian mencek nota yang diterima tersebut dan kemudian diserahkan pada bagian logistik.

3. Bagian logistik melakukan pengecekan persedian dari barang yang diminta dan langsung membuat faktur penjualan dari barang-barang yang dipesan. faktur dibuat rangkap tiga

4. Rangkap satu dan dua diserahkan pada bagian penjualan.

5. Rangkap ketiga disimpan sebagai arsip.

6. Bagian penjualan menyerahkan Faktur kepada distributor beserta barang yang dipesan sebagai bukti transaksi penjualan.

7. Faktur yang tinggal pada bagian penjualan diolah menjadi data penjualan.

8. Bagian marketing kemudian membuat laporan penjualan berdasarkan data penjualan.

9. Laporan dibuat rangkap dua, rangkap pertama diserahkan pada direktur dan yang kedua disimpan sebagai arsip.

Berikut ini Aliran Sistem Informasi yang berjalan.

Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru

Aliran Sistem Informasi (ASI) yang baru digunakan untuk menggambarkan aliran sistem informasi setelah dilakukan pengembangan terhadap sistem informasi yang diteliti. Aliran Sistem Informasi ini akan menggambarkan sistem secara global (menyeluruh), artinya seluruh entitas yang terlibat dengan sistem ini ikut digambarkan. Entitas yang terlibat dalam sistem pelaporan Penjualan produk ini adalah :

1. Distributor

2. Bagian Marketing

3. Bagian Logistik

4. Direktur

Kalau dilihat secara garis antara sistem informasi yang lama dan yang baru tidak begitu banyak terjadi perubahan. Perubahan terjadi hanya pada proses penyimpanan dan pengolahan data serta dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan. Karena memang disinilah yang sering terjadi masalah, yaitu keterlambatan dalam penghitungan dan pembuatan laporan.

Proses aliran sistem informasi baru ini dimulai dari :

1. Distributor yang menyerahkan nota permintaan barang pada bagian marketing.

2. Bagian marketing kemudian mencek nota yang diterima tersebut dan kemudian diserahkan pada bagian logistik.

3. Dengan nota permintaan ynag diterima bagian logistik melakukan pengecekan persediaan dari barang yang diminta dan langsung membuat faktur penjualan dari barang-barang yang dipesan.

4. faktur dibuat rangkap tiga, rangkap satu dan dua diserahkan pada bagian marketing. Dan rangkap ketiga disimpan sebagai arsip.

5. Pada bagian marketing faktur yang diterima diserahkan pada distributor beserta barang yang dipesan sebagai bukti transaksi penjualan.

6. Setelah terjadi transaksi penjualan, faktur yang tinggal pada bagian penjualan diolah menjadi data penjualan.

7. Berdasarkan data penjualan yang ada bagian penjualan kemudian membuat laporan penjualan.

8. Laporan dibuat rangkap dua, rangkap pertama diserahkan pada direktur dan yang kedua disimpan sebagai arsip.

Untuk lebih jelasnya keterangan di atas dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 4.2 : Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru

Aliran Sistem Informasi (ASI) Sistem Informasi Penjualan

Ini adalah salah satu contoh penggunaan Aliran sistem informasi / ASI untuk menganalisa permasalahan dan mendisain sistem yang baru pada sebuah PT X (nama PT dikarang sendiri), berikut adalah kutipan langsungnya:
Mungkin teman-teman mempunyai pendapat mengenai rancangan ASI ini, silahkan masukkan komentarnya, sehingga bisa kita evaluasi bersama-sama.



Sistem yang diterapkan atau yang sedang berjalan mengenai penjualan barang jadi maupun data konsumen masih menggunakan system manual. Jika dilihat dari segi fungsi penjualan pada PT X, supaya mudah mendapatkan informasi mengenai perkembangan dari produksi perusahaannya, maka sebaiknya digunakan system informasi secara komputerisasi. Pengolahan data dengan menggunakan system manual ini dapat terjadi kekurangan dan kesalahan, sehingga terjadi kesulitan dalam memperbaiki atau memodifikasi data tersebut, juga akan memakan waktu yang lama untuk melakukan proses data.


Masalah system informasi pada PT X ini dilakukan oleh bagian administrasi, dimana bagian administrasi ini menerima daftar penjualan barang yang telah dicek pelanggan dan mencek kembali daftar penjualan barang tersebut, kemudian diberikan kepada bagian gudang untuk mencari barang permintaan pelanggan. Setelah barang tersebut didapat maka bagian gudang memberikan daftar barang yang dipesan pada pelanggan dan kepada bagian keuangan, oleh bagian keuangan daftar barang yang dipesan tersebut dibuatnya faktur penjualan yang nantinya diberikan kepada bagian administrasi. Kemudian bagian administrasi membuat laporan harian yang dijadikan sebagai arsip dan diberikan kepada pimpinan perusahaan sebagai laporan penjualan apabila dibutuhkannya.


Dengan menggunakan system tersebut di atas, maka perusahaan sering mengalami masalah dalam pembuatan laporan yang khususnya bagian administrasi. Sebab dengan system tesebut data yang diperoleh tidak efisien, karena system yang sedang berjalan masih menggunakan system manual.


Analisa terhadap system yang sedang berjalan bertujuan :


- Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang menyebabkan system lama kurang efisien dalam melakukan pengolahan data penjualan.


- Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan mempunyai tingkat keamanan yang terjamin.


Berdasarkan permasalahan yang ada pada system lama dapat disimpulkan suatu system informasi pengolahan dalam mengadakan pengolahan data penjualan untuk menghasilkan laporan. disebelah adalah Aliran Sistem Informasi yang berjalan




Disain Sistem Baru


Di dalam mempelajari system lama banyak sekali ditemui kelemahan-kelemahan, seperti kurang efisiennya penggunaan waktu. Seandainya terjadi kesalahan yang berulang-ulang berarti kita harus membuat laporan baru. Dengan diterapkannya system baru, maka diharapkan bagi analisis melakukan penganalisaan terhadap kebutuhan informasi yaitu berupa output yang dikehendaki dan selanjutnya menganalisa persyaratan yang diperlukan serta menyiapkan data apa saja yang perlu disimpan dalam file. Setelah kebutuhan informasi dan persyaratan tersebut diterapkan, maka tahap selanjutnya adalah tahap perencanaan, antara lain :


1. Merancang dan menerapkan file-file yang dibutuhkan yaitu membuat rancangan data-data sesuai dengan jenis datanya.


2. Merancang system secara global.


3. Pembuatan program aplikasi.


Untuk mendesain system baru perlu diketahui beberapa hal yang menunjang terjadinya modifikasi system yang berlaku sekarang. Dalam hal ini penulis memulai dengan menentukan bentuk keluaran, bentuk masukan dan file-file yang dibutuhkan, serta proses yang terjadi selama system berjalan. Diharapkan dengan rancangan system baru ini tugas-tugas yang dilaksanakan dapat dikerjakan dengan baik dan informasi yang dihasilkan dapat diperoleh kapan saja oleh pemakai system.


Berikut ini desain sistem baru: