Efisiensi Rapat dengan menggunakan media diskusi digital seperti Mailing list, web komunitas, atau jejaring sosial

Dalam dunia perkantoran, rapat adalah salah satu sarana yang penting dalam pengambilan keputusan. Hal ini disebabkan karena rapat bisa menyatukan pendapat, menampung ide-ide baru yang sebelumnya tidak tergambar oleh pengambil kebijakan. Rapat juga digunakan sebagai sarana evaluasi untuk melihat sejauh mana tingkat kesuksesan sebuah event diadakan, atau rapat persiapan untuk melihat sejauh mana persiapan yang telah dilakukan.

Namun rapat kadang berlangsung alot, lama pada poin-poin yang kadang tidak substansial dan juga kadang berujung deadlock atau tanpa hasil. Karena perbedaan pendapat yang ada tidak bisa disatukan akhirnya karena waktu juga yang memisahkan saja, hasil rapat ternyata dikembalikan saja pada pimpinan sidang. Setelah hasil rapat diumumkan ternyata banyak yang kecewa karena aspirasinya ternyata tidak tersampaikan dalam rapat tersebut.

Rapat juga terasa pentingnya karena pihak manajemen sekarang tidak mau mengambil resiko, karena dukungan dari kalangan grass root pada era reformasi dan demokrasi sekarang sangatlah penting. Tanpa adanya kesepakatan bersama, kemungkinan keputusan yang telah diambil tidak akan mendapatkan dukungan dari manajemen tingkat bawah dan menengah, bahkan sampai ke tingkat pegawai rendahan sendiri. Merasa aspirasinya tidak tersalurkan bisa mengakibatkan (paling parahnya) para pegawai turun ke jalan dengan membawa spanduk "kami tidak setuju!". Hal inilah salah satu yang membuat rapat menjadi bagian yang penting dalam kebudayaan perkantoran kita.

Kadang kala untuk hal yang sepele pun rapat tetap harus dilaksanakan. Akibatnya tentu saja hari-hari pegawai sering dihiasi dengan rapat yang bisa menghabiskan waktu seharian penuh, yang kadang kala juga berakhir deadlock. Sebenarnya kita bisa mengefisienkan rapat dengan memanfaatkan media diskusi digital seperti mailing list (saya dapat ide ini dari Kang Onno W Purbo yang bercerita tentang cara beliau mengelola Perpustakaan ITB), web komunitas, atau jejaring sosial. Kita ambil contoh teknologi paling sederhana namun masih mumpuni sekarnag ini adalah Mailing List. Dengan mendaftar ke mailing list para pegawai, manajer dapat berdiskusi mengenai suatu masalah dalam bentuk digital. Para manajer hanya perlu mengemukaakan sebuah kasus dan menunggu respon dari pegawai atau bawahannya. Bagusnya ini dilaksanakan adalah selain hemat tempat dan waktu, otomatis media diskusi ini langsung terrekam kedalam media digital. "Rapat" pun bisa dilaksanakan berhari-hari sampai ditemukan titik temu yang pas.

Keuntungan lain adalah, tidak perlu dominan teknik meyakinkan dengan suara keras yang kerap terjadi dalam rapat-rapat langsung. Maksudnya ada yang mempertahankan pendapat dengan suara yang keras berusaha menekan pihak lain, padahal pendapat yang bersangkutan belum tentu mempunyai dasar, namun karena "suaranya yang keras" mengakibatkan audien hanya bisa mengangguk-angguk karena malas berkonfrontasi, atau bahkan karena mengantuk. Yang jelas salah satu budaya minang "babunyi dalam rapek" adalah satu hal yang masih terbawa sampai saat sekarang ini. Maksud ungkapan itu adalah, seseorang asal ikut dalam rapat maka dia wajib melontarkan pendapat, tidak tau apakah materinya relevan atau tidak yang jelas dia harus mengeluarkan pendapat!.

Keuntungan lain dari memanfaatkan mailing list adalah materi diskusi yang bebas dan kebebasan menyampaikan pendapat dengan didukung literatur juga membantu pegawai dan manajer bagai mana menulis dengan benar dan meyakinkan. Mailing list, web komunitas, atau jejaring sosial (seperti facebook dan frienster yang menyediakan sarana untuk diskusi) menurut saya merupakan salah satu solusi cerdas dalam menyikapi hausnya kita akan rapat, wassalam.