10 Kesalahan dalam menggunakan alat bantu perancangan sistem Aliran Sistem Informasi (ASI)

Setelah selesai dengan debugging pascal yang kemaren, saya jadi semakin tertarik untuk mengungkit-ungkit kesalahan yang dilakukan, hehe, hari ini semangat saya tertuju pada penggambaran Aliran Sistem Informasi. Sebagaimana kita ketahui, aliran sistem informasi merupakan salah satu alat bantu perancangan sistem untuk menunjukkan bagan alir sistem dari sebuah organisasi, yang menunjukkan urut-urutan dokumen dari satu bagian ke bagian lainnya, proses-proses yang dilakukan sehingga menghasilkan serangkaian informasi. Bagan alir sistem atau Aliran Sistem Informasi inilah yang menjadi tolok ukur prosedur-prosedur apa yang harus dibenahi dalam sebuah organisasi, apakah perlu dipotong, ditambah, di komputerisasikan dan lain sebagainya.

Ide ini didapatkan setelah memeriksa tugas mahasiswa tentang Aliran Sistem Informasi Pengisian KRS pada STAIN Batusangkar, umumnya terdapat kesalahan-kesalahan yang saya kelompokkan menjadi 10 kelompok:


1. Proses tanpa ada dokumen asal






gambar disamping menunjukkan sebuah aliran sistem informasi yang menunjukkan sebuah proses manual X di bagian A yang menghasilkan dokumen 1, kemudian dokumen 1 diserahkan ke bagian C selanjutnya dilakukan proses Y. Bagan seperti ini merupakan kesalahan pertama yakni proses tanpa ada dokumen asal. Sebuah proses (yang dilingkari garis putus-putus merah), baik manual maupun terkomputerisasi tidaklah mungkin berdiri sendiri (sesuai dengan prinsip Input-Proses-Output, tanpa ada input, tidak akan dilakukan proses, sehingga tidak dihasilkan output), seharusnya didukung oleh lebih dari satu dokumen, dan menghasilkan sebuah dokumen pula.

Seharusnya sebelum proses X dilakukan, harus ada sebuah dokumen yang diproses sehingga menghasilkan dokumen 1, kesalahan ini bisa terjadi pada proses yang manual seperti pada contoh, maupun terjadi pada proses yang terkomputerisasi.


2. Pengarsipan dengan menggunakan simbol F pada simpanan offline (arsip)






Kesalahan ini muncul, menurut pendapat saya, karena terjadi misinterprestasi terhadap makna huruf A pada arsip (Simpanan offline dengan simbol segitiga menghadap kebawah). Ada pendapat yang menyatakan huruf A dari gambar segitiga menghadap kebawah tersebut bermakna "Arsip", sedangkan huruf F bermakna "File". Pendapat ini total salah!, coba perhatikan gambar disamping, ada 3 kelompok pengarsipan (yang tidak dilengkapi merah) yang terdiri dari: (A)lphabetical,(C)ronological,(N)umerical. Dari 3 nama tersebut, simbol arsip dikategorikan berdasarkan cara pengurutan penyimpanannya, bukan berdasarkan apakah dia merupakan sebuah arsip atau file. Pendapat ini sepertinya telah berkembang semenjak zaman dahulu kala, saya temukan jawabannya di buku analisa dan disain sistem informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis halaman ke 796 pada bagian Bagan Alir Sistem.


3. Garis Alir yang saling memotong






Perhatikan pada gambar 3.1., terdapat perpotongan garis alir (yang ditandai dengan lingkaran merah putus-putus), hal ini tidak dibenarkan didalam membuat sebuah Aliran Sistem Informasi, karena hal ini bisa memusingkan si pembaca Aliran Sistem Informasi, usahakan untuk meminimalkan perpotongan garis alir, jika terpaksa harus memotong garis alir, gunakan lengkungan yang jelas menunjukkan perpotongan antara 2 garis. Jangan sampai pembaca salah mengerti, karena bisa diartikan sebagai 1 garis yang dipecah menjadi 2. Tentu saja si penulis tidak menginginkan hal tersebut bukan?, contoh perpotongan yang benar dapat dilihat pada gambar 3.2, sekarang pada bagian perpotongan terdapat satu lengkungan, gunakan software seperti Visio 2002 untuk membuat lengkungan seperti ini dengan mudah.


4. Proses pada sebuah eksternal entiti tanpa menunjukkan dokumen sumbernya






Karena Aliran Sistem Informasi terbagi pada beberapa eksternal entiti (dalam contoh: Bagian A, Bagian B, dan Bagian C), meka dari beberapa kasus yang muncul sering terjadi pembuatan proses pada sebuah eksternal entiti yang dokumen sumbernya masih diletakkan pada eksternal entiti yanglain, atau dengan kata lain tanpa menunjukkan dokumen sumbernya. Kesalahan seperti ini juga umum ditemukan dalam pembuatan Aliran Sistem Informasi, perhatikan gambar 4.1, dokumen 1 pada bagian A diproses di bagian B dengan proses X. Ini juga pembuatan bagan yang salah. Sebuah dokumen sebelum diproses terlebih dahulu harus dipindahkan ke bagian yang akan memprosesnya, lihat pada gambar 4.2, dokumen 1 terlebih dahulu dipindahkan dari Bagian A ke bagian B, untuk kemudian diproses dengan proses X.


5. Proses yang menjadi sebuah proses






Kesalahan yang juga sering terjadi adalah Proses yang menjadi sebuah proses. Dimanapun letaknya didalam sebuah ASI, kita tidak bisa mentolelir proses yang menjadi sebuah proses, sebab ini bertentangan dengan konsep INPUT-PROSES-OUTPUT. Tidak akan bisa terjadi proses tanpa adanya input yang terdefinisi dengan jelas, sebuah proses, tentu menghasilkan sebuah output tertentu untuk kemudian bisa digunakan untuk proses yang berikutnya. Jika proses tersebut bisa dilakukan serentak, cukup gunakan satu bagan proses saja. Kasus: misalkan proses memeriksa dan menyetujui. Jika dibagi dengan 2 proses maka setelah proses periksa akan menghasilkan dokumen yang telah diperiksa, kemudian baru dilakukan proses menyetujui. Namun proses ini bisa dijadikan satu buah proses saja, yakni proses memeriksa dan menyetujui, lebih ringkas dan tidak berbelit-belit


6. Garis Alir sebaiknya tidak berbentuk diagonal






Garis alir dalam sebuah Aliran Sistem Informasi, sebaiknya dibuat dengan garis mendatar vertikal atau horizontal, tidak digunakan garis diagonal karena bisa merusak tampilan dari Aliran Sistem Informasi, juga tidak biasa digunakan dalam membuat sebuah Aliran Sistem Informasi. Kalau objek yang dihubungkan tidak sejajar, gunakan kombinasi dari garis vertikal dan horizontal, perhatikan contoh gambar 3.2 diatas.


7. Dokumen yang tiba-tiba menjadi dokumen lain





Sering juga terjadi kesalahan dalam membuat sebuah Aliran Sistem Informasi dimana sebuah dokumen, tiba-tiba, tanpa melalui sebuah proses pun berubah menjadi dokumen yang lain. Jika memang dokumen tersebut berubah, berarti dia harus melalui serangkaian proses, tidak bisa berubah begitu saja. Pada gambar disamping dokumen A tiba-tiba berubah menjadi dokumen B (ditunjukkan dengan tanda panah), seharusnya ini bisa terjadi jika dokumen A melalui sebuah proses kemudian berubah menjadi dokumen B.


8. Bagan Alir yang berhenti pada sebuah proses



Proses-proses yang terjadi dalam bagan alir merupakan sebuah proses yang ada dalam sebuah institusi, sudah pasti proses tersebut memiliki tujuan untuk menghasilkan data / informasi / output tertentu, oleh karena itu tidaklah mungkin sebuah aliran sistem informasi berakhir dalam sebuah proses. Pada contoh disamping, merupakan contoh yang salah, karena seharusnya setelah dokumen A selesai diproses, maka dia akan mengahasilkan sebuah output baru.


9. Dokumen yang melewati satu bagian tanpa diproses atau dijadikan arsip



Kesalahan ini terjadi, karena menganggap aliran dokumen senyata apa yang terjadi di lapangan, tentu saja sebagai bagan dia juga harus mempunyai prinsip efisiensi. Hal-hal yang dirasa tidak perlu, jangan sampai dikerjakan. Misalnya saja pada contoh Dokumen 2 diserahkan kepada Bagian B dari Bagian A, untuk kemudian dibawa oleh Bagian B ke Bagian C untuk kemudian diproses. Kegiatan bagian B membawa dokumen dari bagian A ke bagian C dianggap sebagai kegiatan yang perlu dimasukkan kedalam Aliran sistem, padahal sesungguhnya hal ini tidak perlu dilakukan, walaupun siapa yang membawanya, dokumen tersebut tetap harus sampai ke Bagian C, jadi pada gambar disamping, seharusnya dokumen 2 dari bagian A langsung menuju dokumen 2 pada bagian C.


10. Simbol-simbol yang tidak mempunyai arti yang jelas





Perlu di ingat Aliran Sistem Informasi yang kita buat bisa jadi akan menjadi konsumsi khalayak ramai, sehingga jika ada simbol-simbol, singkatan yang kita gunakan dalam Aliran sistem informasi yang kita buat, kita wajib memberikan penjelasan dibawahnya. Hal ini berguna untuk menghindarkan terjadinya kerancuan oleh si pembaca terhadap konsep yang kita tawarkan.

Sepuluh ini yang saya temukan sejauh ini, dan... selamat belajar...