Sebagai seorang yang berada di lingkungan perguruan tinggi, tentu saja bersentuhan dengan hal tata tertib perguruan tinggi merupakan hal yang harus bin wajib. Sebagai seorang lulusan Sistem Informasi yang telah dipersiapkan untuk menjadi seorang Sistem Analis merupakan kewajiban bagi saya untuk turut memikirkan ketimpangan-ketimpangan serta kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang berjalan di lingkungan tempat saya bernaung.Salah satu kasus di STAIN Batusangkar adalah pengelolaan jadwal yang dilakukan oleh masing-masing unit / program studi. STAIN Batusangkar memiliki 7 buah program studi yang tergabung dalam dua buah jurusan yakni jurusan Syariah dan Tarbiyah. Setiap awal semesternya, masing-masing program studi akan mempersiapkan jadwal, dosen yang akan mengajar, lokal tempat mengajar berdasarkan hasil rapat dengan kelompok keilmuan. Tentu saja ada dosen yang mengajar lintas program studi, artinya karena keilmuan yang dia miliki, dosen tersebut tidak hanya mengajar di sebuah program studi saja, namun bisa saja di tempat lain. Contohnya saja untuk dosen mata kuliah Bahasa Indonesia, mata kuliah PPKN (Civic Education), mata kuliah Fiqh, dan lain sebagainya.
Karena yang mengatur jadwal adalah masing-masing program studi tentu saja perlu dilakukan konfirmasi terlebih dulu dengan si dosen, apakah beliau bisa mengajar jam segini di lokal ini pada hari ini. Dan tentu saja kondisi ini membuat rentan terjadinya jadwal yang bentrok, dosen yang tidak bisa mengajar. Apalagi lokal yang digunakan juga relatif sama, sehingga jika ada dosen yang ingin melakukan kuliah pengganti (jika pada suatu pertemuan dosen yang bersangkutan berhalangan) dosen yang bersangkutan akan mengalami kesulitan. Sebab informasi mengenai lokal yang tidak digunakan pada waktu tertentu, tidak bisa didapatkan dari program studi.
Kondisi ini diperparah dengan adanya unit-unit diluar program studi yang juga punya wewenang untuk mengatur jadwal, unit-unit seperti laboratorium komputer, matakuliah intensif bahasa dan matakuliah praktek lainnya. Biasanya unit-unit ini akan mulai mengatur jadwal 2 minggu setelah perkuliahan di mulai (dianggap jadwal dari program studi sudah selesai, tidak terjadi tarik ulur lagi).
Padahal item-item yang dikerjakan relatif sama, dan sumberdaya yang digunakan pun sama, dosen yang sama, lokal yang sama, mahasiswa yang sama. Namun selalu terjadi kekacauan di setiap awal perkuliahan. Sebagai seorang sistem analis kita harus turut serta memberikan sumbangan, saya menyiapkan sebuah presentase tentang pengaturan jadwal yang terpusat, setelah berdiskusi dengan jurusan, program studi, dan unit-unit di STAIN Batusangkar. Akhirnya di awal semester ini disepakati untuk mulai menggunakan rancangan sistem yang saya gunakan, dengan dibantu oleh 2 orang expert dibidang matematik (saya merasa ini akan sangat erat kaitannya dengan matematik, konsep matrik, atau konsep kombinasi, sekarang saya masih mencari-cari landasan teori yang tepat).
Alhamdulillah, dengan kekurangan disana-sini, sekarang dosen tidak perlu mengalami kesulitan dalam mencari jadwal pengganti. Laporan ke pihak manajemen pun bisa dengan cepat disediakan karena pengaturan jadwal telah dilaksanakan oleh sebuah unit yang terpusat, setiap kegiatan mahasiswa bisa terpantau dengan kontrol jadwal yang ada pada unit pengatur jadwal.
Trus, untuk apa saya memposting ini?, jika anda seorang manajer di perguruan tinggi yang mengalami kendala yang sama dalam pengaturan jadwal atau seorang mahasiswa yang sedang menulis skripsi / tugas akhir, konsep disain untuk pengaturan jadwal yang terpusat mungkin bisa anda jadikan salah satu bahan pertimbangan untuk pengembangan sistem / proposal TA anda. Berikut ini saya sediakan powerpoint yang saya gunakan untuk memperkenalkan konsep ini, silahkan didownload disini, selamat belajar
Tidak ada komentar:
Posting Komentar